Crea la tua meeting room virtuale con questi tool

L’hybrid working ha trasformato le abitudini lavorative di milioni di persone e, di conseguenza, gli strumenti digitali applicabili a questa modalità di lavoro sono sempre più ricercati e utilizzati dalle aziende. Ecco che anche rinnovare e ottimizzare le meeting room aziendali è diventato un bisogno concreto da soddisfare con soluzioni performanti e il più possibile personalizzate.

Il fatto di avere collaboratori e dipendenti che operano sia in sede, sia da remoto è senza dubbio un fattore da tenere in considerazione quando si organizza una riunione nella meeting room aziendale. In questi casi qualcuno arriva prima, altri poco dopo, è necessario attendere che chi partecipa da remoto configuri in maniera corretta il collegamento, si deve aspettare che il collega che ha perso la connessione si riconnetta e si presentano spesso diverse circostanze più o meno ricorrenti che, prima o poi, a ogni membro del team capiteranno.
Inoltre, può capitare che la squadra di lavoro cresca: a questo corrisponderà un’occupazione maggiore degli spazi fisici e di collegamenti virtuali, che possono richiedere prestazioni di connessione più elevate e anche una rivisitazione organizzativa del modello di gestione della riunione.

Nel caso di utilizzo delle tradizionali “tecnologie chiuse” tutto questo, nella maggior parte dei casi, si traduce in una gestione non controllata delle risorse partecipanti e in un incremento della durata del meeting. I motivi sono semplici e intuibili: la necessità di avere spazi fisici più ampi, più tempo per i collegamenti da remoto e il controllo presenze, maggior dispendio energetico e così via.
Ogni azienda si ritrova quindi a dover aggirare gli ostacoli intrinseci della gestione di una sala riunioni fisica:

• ottimizzando ed efficientando gli spazi disponibili;
• facilitando la collaborazione tra tutti gli utenti all’interno del sistema operativo digitale;
• ottimizzando i tempi delle riunioni;
• controllando in modo istantaneo e ottimale i collegamenti tra i dispositivi interconnessi e le reti di connessione;
• riducendo al minimo il consumo energetico;
  Come può riuscirci senza incorrere in costi elevati?

Le soluzioni ci sono e sono tutte all’avanguardia: hardware e software che permettono di sopperire a tutte le necessità delle aziende che hanno adottato l’hybrid working, senza dover ridimensionare o rinnovare gli spazi a disposizione. Vediamole insieme.

Una meeting room virtuale in uno spazio fisico

Le aziende, soprattutto quelle di grandi e medie dimensioni, hanno implementato ormai da tempo il concetto di Cloud as a Service per i meeting da remoto, che permette la gestione e la condivisione istantanea su cloud di dati, tool e documenti senza la necessità di uno spazio fisico e con garanzia di continuità. Ma si tratta di un workspace totalmente virtuale, che non va a interferire con gli ambienti reali. Con le nuove avanguardie digitali, invece, anche gli spazi fisici possono essere trasformati in virtuali, rendendoli a tutti gli effetti efficaci ed efficienti come se fossero in cloud. È in questo contesto che nasce la meeting room as a service.

Perché le aziende dovrebbero investire per trasformare le proprie sale riunioni in meeting room as a service?
Nel 2023 si può affermare con certezza che, al crescere di un mercato sempre più smart e digitalizzato, se le aziende desiderano sostenere una filosofia di lavoro ibrida e sfruttare tutti i benefici del cloud, è necessario che propendano per la conversione dei propri ambienti strutturali in ambienti smart. Ma questo può appunto avvenire senza cambiare l’assetto degli ambienti aziendali, semplicemente sostituendo la precedente tecnologia chiusa con allestimenti che rendano la sala riunioni totalmente virtuale.

I vantaggi di convertire una meeting room in una una sala riunione as a service

Abbiamo detto che il concetto della sala riunioni as a service è in grado trasformare la sala riunioni in una sala smart: questo avviene grazie all’introduzione di un pacchetto di tool e dispositivi digitali che include l’installazione, la configurazione, l’aggiornamento e il monitoraggio di tutti gli strumenti hardware e software al servizio sia del meeting, sia della sala che ospita il meeting. Ecco quali sono i principali vantaggi di allestire una meeting room virtuale in un’azienda:

• Gli spazi e gli asset aziendali sono ottimamente organizzati, anche se la sala è ridotta e il personale incrementa;
• Le tecnologie utilizzate sono gestibili da remoto tramite una piattaforma che controlla in real time lo stato di efficienza, il consumo energetico, gli aggiornamenti e le configurazioni, eseguendo il riavvio o il reset generale in caso di necessità;
• Tutto è gestito e controllato da un supervisore esperto connesso da remoto, per cui i partecipanti non devono preoccuparsi di nulla;
• Non sono necessarie specifiche competenze o il supporto dell’IT aziendale;
• Si riducono i tempi morti di ogni riunione, di solito necessari per collegare tutti i partecipanti e configurare i vari dispositivi, aumentando l’efficienza dell’ambiente;
• A parità di metri quadri disponibili, gli ambienti vengono trasformati senza interventi strutturali per offrire più risorse ai partecipanti;
• Si evitano investimenti Capex perché la meeting room si converte in un costo Opex, cioè operativo;
• A livello energetico, si consuma solo l’energia realmente necessaria per il tempo della riunione;
• Si eliminano disservizi e inefficienze, per una user experience fisica e virtuale ai massimi livelli.

Il risparmio energetico: un vantaggio strategico

Alla precedente lista dei vantaggi è opportuno dedicare un paragrafo al risparmio energetico, anche in ottica della trasformazione green regolamentata in campo sociale e tecnologico da Stati e amministrazioni locali.
Un ambiente digitalizzato, se gestito in maniera corretta, diventa efficiente anche dal punto di vista energetico e dell’utilizzo delle risorse, in quanto consuma solo ciò di cui ha bisogno in quel preciso momento. In una meeting room virtuale, quindi gestita in cloud, i software e gli hardware si attivano e disattivano automaticamente appena si entra nella sala dopo aver eseguito il check-in e il check-out, gestendo anche illuminazione, tapparelle, riscaldamento, aria condizionata e qualsiasi altro componente di domotica necessario. In aggiunta, il sistema permette di impostare automaticamente lo spegnimento o la disattivazione di una determinata area per un certo periodo di tempo, senza dover scollegare a mano i dispositivi, riducendo in questo modo anche l’impatto ambientale del tanto utilizzato standby.

I tools necessari per creare una meeting room virtuale

I nuovi software e hardware Cisco Webex permettono di allestire, in una stanza reale, una sala conferenze multimediale intelligente e collaborativa, con un unico pacchetto: schermi, altoparlanti, codec, telecamera, interfaccia utente touch, microfoni e montaggio.
Ecco, nel dettaglio, di cosa stiamo parlando.

Per il video
Il pacchetto Cisco Webex include potenti telecamere integrate, che offrono funzionalità di visualizzazione intelligente rilevando automaticamente i partecipanti alla riunione. Forniscono inoltre un’inquadratura ideale e seguono ogni relatore attivo. L’obiettivo grandangolare copre tutti i presenti nella stanza con la massima qualità e vi è la possibilità di avere schermi singoli o doppi, per ospitare sia video che contenuti.
Inoltre, la visualizzazione di contenuti e annotazioni della lavagna vengono condivisi da una lavagna Webex, da un dispositivo Desk o dall’app Cisco Webex.

Per l’audio
La soppressione automatica del rumore riduce i suoni di disturbo provenienti dalla sala riunioni, come battitura, fruscio di carta, voci di sottofondo, ecc.
Inoltre, l’audio è cristallino grazie ai microfoni, altoparlanti e amplificatore integrati che non richiedono cavi o microfoni sul tavolo. Gli altoparlanti stereo possiedono un altoparlante centrale dedicato per una ripresa ottimale della voce e la copertura uniforme della stanza, oltre a un amplificatore integrato per offrire un suono omogeneo.

Per la condivisione dei contenuti
La condivisione di contenuti in 4k include 30 fps locali e 5 fps remoti e dà la possibilità di condividere dati e documenti via cavo o wireless in real time senza difficoltà e in alta definizione.

Per la sala
Il pacchetto meeting room virtuale include il conteggio dei partecipanti per ottimizzare l’uso della sala e l’allocazione delle risorse tramite funzionalità avanzate di intelligenza artificiale.
Il riconoscimento facciale per le etichette con i nomi durante le riunioni e un assistente digitale che offre un’esperienza di riunione a controllo vocale e zero-touch e i dispositivi di domotica citati nel precedente paragrafo sono solo un assaggio delle prestazioni offerte.

Per prestazioni avanzate
La sveglia automatica del sistema accoglie l’utente quando entra nella sala e suggerisce attività come l’avvio o la partecipazione alla prossima riunione. Inoltre, propone un’elaborazione in tempo reale delle metriche ai fini della raccolta dati sull’ottimizzazione dello spazio di lavoro e del benessere in ufficio.

Se desideri maggiori informazioni sui tool più adatti per trasformare la tua meeting room in una sala riunioni as a service, con Cisco otterrai la soluzione su misura per te.

Oggi ogni azienda può creare la propria meeting room as a service, personalizzandola in base alle esigenze dei propri collaboratori, per migliorare ancor di più l’esperienza sul lavoro.
Con le soluzioni Cisco dedicate, integrabili con tutti i sistemi annessi e relativi, per esempio, alla sicurezza e protezione dei dati, Alet è il partner ideale per realizzare, implementare e gestire la virtual room della tua azienda. Contattaci per una demo gratuita.