Centralino Virtuale: caratteristiche e vantaggi per le aziende

Il variegato universo della comunicazione ha subito radicali cambiamenti negli ultimi 10 anni.
Siamo passati dalle linee analogiche e le postazioni fisse, in cui ogni apparecchio era collegato a un interno,  ai centralini virtuali o in cloud.

Il termine centralino virtuale indica un sistema in cui l’elemento software è preponderante rispetto a quello hardware, perché la connessione voce diventa traffico dati che viaggia sulla banda larga di internet, raggiunge tutti i paesi del mondo proprio come se si trattasse della stanza adiacente e consente di ottenere prestazioni efficaci a costi notevolmente ridotti rispetto al passato.
Il centralino virtuale, in questo panorama, rappresenta uno degli elementi chiave della tecnologia CTI, ovvero Computer Technology Integration, in cui le performance dei telefoni sono assimilabili a quelle di un computer ultramoderno.

Cos’è un centralino virtuale?

Il centralino virtuale, chiamato anche Virtual PBX (da Private Branch Exchange, termine che indica una centrale telefonica a uso privato) è un sistema di comunicazione telefonica a disposizione delle aziende che utilizza il protocollo internet.

In questo caso, si parla anche di telefonia VoIP (Voice over Internet Protocol), nel senso che la trasmissione dei dati avviene per mezzo del canale virtuale della rete internet, preferibilmente attraverso la fibra ottica, in grado di garantire prestazioni migliori e dotate di una maggiore stabilità.

Il centralino virtuale, ad oggi, ha quasi completamente sostituito quello tradizionale, anche in Italia le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, stanno adottando questa metodologia di comunicazione, perché beneficiano dei vantaggi connessi a una maggiore flessibilità, a un’ampia possibilità di personalizzazione nella gestione degli interni e dell’abbattimento dei costi fissi, ossia legati alle infrastrutture fisiche.

L’adozione del centralino virtuale, inoltre, consente di gestire in maniera molto più fluida lo smart working, il lavoro ibrido e tutte le forme di lavoro e collaborazione aziendale che presuppongono la dislocazione di risorse umane e strutturali che fanno parte dei processi aziendali.
Infatti, il centralino virtuale è strutturato con un nucleo di dati memorizzati e modificabili, che fanno capo a un software centrale, archiviato in un server in cloud, il quale a sua volta è custodito in data center dematerializzati, aggiornati costantemente e protetti da sistemi di sicurezza moderni.

Il centralino virtuale, quindi, permette di gestire sia un numero elevato di apparecchi telefonici installati nella sede aziendale, sia gli smartphone e i dispositivi connessi di proprietà dell’azienda, tramite la connessione dati internet.
In questo modo, tutti i collaboratori potranno collegarsi fra loro, anche da luoghi differenti dalla sede dell’azienda e anche dallo smartphone, semplicemente digitando il numero dell’interno impostato in precedenza tramite il pannello di controllo.

Un elemento di fondamentale importanza, in questo senso, risulta la semplicità di gestione del centralino virtuale, sia per quanto riguarda le operazioni di inizializzazione dell’intero sistema, sia per le eventuali modifiche e personalizzazioni da eseguire in tempi successivi.

Il punto focale del successo del centralino in cloud è proprio questo, perché se fino a qualche anno fa erano indispensabili costosi interventi di installazione e manutenzione degli impianti telefonici, insieme alla dipendenza dalle compagnie telefoniche per l’attivazione dei servizi, ad oggi è sufficiente attivare il traffico dati con la società prescelta, in base alle proprie esigenze.

Per questo motivo è fondamentale rivolgersi a un’azienda di telecomunicazioni accreditata, in grado di rilevare con esattezza le necessità del cliente business di riferimento e che sia in grado di rispondere con efficacia al briefing iniziale, necessario a stabilire, punto per punto, l’estensione geografica dell’operatività (una sola sede, più sedi in Italia, più sedi anche all’estero), il numero di apparecchi necessari, gli interni e i device a essi associati (numero di smartphone, tablet, personal computer).

Come funziona il centralino virtuale

Il funzionamento del centralino virtuale si basa interamente sulla connettività in rete.

Ad oggi, la quasi totalità delle aziende dispone di una connessione in fibra ottica, con una banda larga che garantisce elevate prestazioni, supporta un numero ingente di dispositivi che si connettono nello stesso momento e offre ottima stabilità.
Nel centralino virtuale, l’elemento software riveste un’importanza preponderante rispetto a quello hardware, in cui invece la presenza è marginale e si limita agli apparecchi telefonici presenti in azienda e agli altri dispositivi collegati alla rete aziendale.

Le funzioni del centralino in cloud sono più avanzate rispetto a quelle del centralino tradizionale, perché comprendono, oltre alle chiamate in entrata e uscita, alcuni servizi completamente customizzabili.

Nel concreto, tra le categorie più rilevanti ascrivibili alle funzionalità del centralino in cloud rientrano le seguenti:

• risponditore automatico con voce (customizzabile) o musica, che si attiva dal momento della chiamata del cliente all’effettiva connessione. Uno degli obiettivi di questo servizio è quello di gestire in modo ottimale le attese e lo smistamento delle chiamate, evitando il più possibile la dispersione delle telefonate e far fluire il traffico telefonico in modo armonico e piacevole;
• deviazione delle telefonate verso uno smartphone: proprio come in un centralino classico, la chiamata è dirottata verso una postazione mobile, in qualsiasi parte del mondo;
• ricezione e invio dei fax attraverso una o più caselle di posta elettronica;
• gestione dei contatti, tramite la possibilità di impostare white lists e black lists, ossia i contatti ammessi all’invio delle chiamate, in quanto riconosciuti come utili all’attività dell’azienda, e contatti indesiderati, classificati come spam;
• eventuale integrazione con i software gestionali CRM (Customer Relationship Management) e altri programmi in uso all’intero dell’azienda;
• presenza di strumenti di messaggistica istantanea e chat: in questo senso, il centralino virtuale consente di comunicare in modo efficace e veloce, ad esempio nel caso in cui l’interno sia occupato e si ravvisi comunque la necessità di inoltrare a un collaboratore un messaggio urgente, che comparirà sullo schermo del dispositivo di riferimento (smartphone, tablet o personal computer).

Il funzionamento del centralino virtuale o in cloud è particolarmente utile nelle aziende mediamente strutturate e che ampliano i propri confini oltre il territorio nazionale.
In particolare, in presenza di una sede centrale e alcune unità periferiche, è sufficiente dotarsi di un fornitore di rete internet affidabile e strutturato, che possibilmente offra un sistema di centralino in cloud con la piattaforma di gestione inclusa e un numero variabile di apparecchi telefonici, con la possibilità di scegliere tra elementi fissi e cordless.

In ogni sede sarà presente un numero variabile di apparecchi telefonici, fra fissi e cordless.

Il software di gestione del centralino, a cui si accede tramite una piattaforma (o dashboard) sul browser web di riferimento, permette di impostare e modificare la quasi totalità delle funzionalità dell’impianto, e in particolare i numeri telefonici ufficiali, a cui il pubblico potrà raggiungere la sede aziendale, gli interni e i collaboratori a essi collegati, i messaggi di attesa e il numero di squilli previsto prima dell’eventuale trasferimento.

Un utente che desidera contattare l’azienda comporrà il numero telefonico a essa associato e, appena il collegamento sarà stabilito, sentirà una musica oppure un messaggio voce. Nel frattempo, il ricevente sentirà gli squilli del telefono e avrà la possibilità di rispondere e, successivamente, trasmettere la chiamata a un interno oppure a un numero di cellulare (digitando il numero dell’interno a esso collegato), oppure parlare direttamente.

Con il centralino virtuale è possibile anche trasferire le chiamate a un interno di una sede che si trova fisicamente in un altro luogo, con le stesse modalità di invio a un interno ubicato nella stanza vicina.

In questo modo, la comunicazione diventa più fluida ed efficace, supportando in modo efficiente lo smart working e il lavoro ibrido.

Per il cambio del numero degli squilli, i messaggi in entrata o di attesa, ad esempio nel periodo delle ferie, delle festività o delle pause negli orari di apertura, gli operatori adeguatamente formati potranno accedere alla dashboard del software del centralino virtuale e modificare in poche mosse le impostazioni precedentemente salvate.

Vantaggi del centralino virtuale

Sono diversi i vantaggi legati all’adozione di un centralino virtuale in cloud.

Innanzitutto, gli elementi positivi ricadono sulla flessibilità dell’operatività dell’azienda, che può gestire in modo efficace un numero elevato di numeri telefonici, interni e risorse umane, in qualsiasi angolo del Pianeta.

In secondo luogo, grazie al centralino virtuale è possibile abbattere sensibilmente i costi di gestione, in particolare quelli fissi. Infatti, non sarà più necessario acquistare costosi impianti telefonici, effettuare una manutenzione periodica e affrontare ingenti esborsi connessi alle impostazioni del sistema, perché il centralino virtuale si compone soprattutto di elementi software, quindi dematerializzati.

Il software in cloud tramite il quale il centralino virtuale funziona è un programma affidabile, soggetto ad aggiornamenti periodici effettuati a cura del provider voip e che, pertanto, non ricadono sull’utilizzatore finale del servizio.

Inoltre, nel caso di più sedi periferiche, il vantaggio dell’adozione del centralino virtuale è legato alla possibilità di collegare dispositivi e operatori in modo flessibile e in tempo reale, con i soli costi legati all’utilizzo della rete internet e a quelli mensili, trimestrali o con cadenza diversa previsti dal fornitore del servizio di rete e del centralino.

Quasi sempre, infatti, il centralino virtuale fa parte di un pacchetto di dati mobili, software e dispositivi telefonici forniti da un provider, che garantisce uno standard di servizi all’azienda cliente e si impegna a eseguire gli aggiornamenti necessari e a fornire assistenza tecnica in caso di guasti o malfunzionamenti.

In sintesi, mobilità e flessibilità rappresentano i principali vantaggi del centralino PBX.

Tutti i device aziendali collegati alla rete e al centralino funzionano in modo armonico, grazie alla sincronizzazione dei dati eseguita in modo automatico a monte, dal server centrale e anch’esso dematerializzato.
Inoltre, i messaggi e le chiamate sono memorizzati automaticamente, mediante un backup che fa capo al server centrale e che è possibile recuperare facilmente nel caso di eventi non programmabili e di entità straordinaria.
In questo senso, le politiche di sicurezza all’interno delle aziende sono notevolmente blindate, con una maggiore garanzia di security nel caso di disaster recovery e minacce informatiche.

La flessibilità del centralino in cloud si concretizza in tutta la sua poliedricità con l’evoluzione delle modalità di lavoro e dell’operatività aziendale, che si trasforma non solo a seguito dei progressi tecnologici e delle richieste del mercato di riferimento, ma anche in funzione di situazioni globali, come la pandemia in corso, che modificano radicalmente l’assetto geopolitico a livello planetario.

Collegarsi in tempo reale, pertanto, fa parte di un modus operandi che, attraverso il centralino in cloud, trova la sua massima espressione: le funzionalità di questo sistema assicurano un’adeguata continuità operativa, purché la rete sia stabile e sicura.

Ecco perché risulta indispensabile programmare con metodo e intelligenza l’infrastruttura virtuale della propria azienda, pianificando con attenzione il numero degli interni necessari, con un margine di espansione per il futuro e la possibilità di rimodulare, a intervalli regolari, l’architettura di connessione di rete.

Poiché le risorse attualmente disponibili sono molteplici e variegate, risulta fondamentale affidarsi a un’azienda che sia in grado di orientare il cliente nella giusta direzione, in funzione del volume totale del traffico telefonico, del numero di interni e dei dispositivi interni ed esterni da collegare.
Implementare un centralino in cloud di dimensioni sovrastimate o sottostimate renderebbe inefficiente l’operatività quotidiana.

Le proposte di Alet Communications per la telefonia VoIP e il centralino virtuale

Alet Communications, da oltre quarant’anni, è uno dei principali punti di riferimento per le aziende che desiderano dotarsi di sistemi di comunicazione moderni, all’avanguardia e in linea con le esigenze di una produttività in aumento.

I sistemi di cloud computing fanno parte di un ambito operativo che vede sistemisti e tecnici in costante collaborazione, con l’obiettivo di fornire a una clientela variegata servizi di reale utilità e notevole valore aggiunto.
Per quanto riguarda i servizi del centralino virtuale, quelli proposti da Alet sono rappresentati prima di tutto da quelli meUCC, sigla che indica l’Unified Cloud Communication.

Si tratta di una modalità di comunicazione che si basa sul server in cloud, a cui fanno capo tutti i dati che fanno funzionare il centralino e la connessione con i dispositivi aziendali.

Grazie a un piano mensile, in cui l’azienda cliente sostiene unicamente i costi legati all’utilizzo degli apparecchi telefonici e della rete, è possibile usufruire di un sistema efficiente e strutturato, dotato di elevata qualità audio e una serie di applicativi che rendono la comunicazione fluida, efficace e in grado di incrementare la produttività, nonché la soddisfazione generale di clienti e collaboratori.

Il servizio VoIP meUCC fornito da Alet, che a questo scopo si avvale delle migliori aziende in ambito internazionale, in particolare Cisco, permette di ridurre in modo drastico le spese fisse legate alle infrastrutture, che solitamente incidono in misura importante sui bilanci aziendali.

Per scoprire tutte le caratteristiche del centralino virtuale e ottenere un preventivo senza impegno, contatta i tecnici Alet utilizzando l’apposito form nella pagina del servizio Voip meUCC: personale cortese ed esperto è disponibile ad ascoltare le specifiche esigenze, con professionalità e dedizione.