Telefonia VoIP

La telefonia VoIP è un sistema di comunicazione basato sulla rete internet; la sigla Voice Over Internet Protocol, infatti, si riferisce alla rete quale canale di transito per le chiamate telefoniche, il quale viene utilizzato con la stessa modalità del traffico dati.

I vantaggi dell’impiego della telefonia VoIP sono legati principalmente a una maggiore flessibilità di utilizzo del centralino virtuale, nel sostanziale abbattimento dei costi fissi e nella possibilità di espandere la rete telefonica aziendale oltre i confini fisici consentiti dalle linee analogiche tradizionali.
Un ulteriore aspetto da non sottovalutare riguarda la maggiore sicurezza dei dati aziendali, perché la telefonia VoIP beneficia di una serie di strumenti di salvataggio dati, backup e barriere nei confronti di eventuali tentativi di furto di informazioni e/o di identità.

Gli elementi di base della telefonia VoIP

Per strutturare una linea telefonica VoIP sono necessari uno o più apparecchi telefonici compatibili, un collegamento internet stabile, possibilmente che utilizza la fibra ottica, un abbonamento con un operatore telefonico in grado di fornire un’adeguata copertura di rete e una numerazione telefonica.

L’elemento principale di un centralino telefonico VoIP è quello di essere dotato di un indirizzo IP, che permette al dispositivo di connettersi alla rete aziendale e con la centralina dell’operatore telefonico utilizzato come provider di servizi.
I centralini telefonici Voip sono fra loro collegati in rete e sono interamente gestibili mediante una serie di regole personalizzabili, a partire dalla numerazione esterna, fino ad arrivare a una capillare organizzazione degli interni.

Non esistono limiti alla ricezione delle chiamate da e verso numeri telefonici fissi, cellulari, nazionali e internazionali, da e verso altri sistemi VoIP, ma anche analogici; per comunicare con un numero che fa capo al sistema VoIP, infatti, non è indispensabile che l’altro numero appartenga alla stessa categoria, dal momento che può anche trattarsi di un’utenza di derivazione analogica.

Per quanto riguarda i numeri verdi e quelli di emergenza, questi rimangono senza costi anche se la chiamata proviene da una numerazione VoIP.

L’organizzazione del centralino con la telefonia VoIP

Uno degli aspetti più interessanti della telefonia VoIP è quello legato alla gestione del centralino, che non si basa più su una serie di apparecchi collegati alla linea analogica, ma che consiste in un vero e proprio sistema di connessione in rete, connesso a un server con metodo di salvataggio dati in Cloud.

L’azienda che si avvale del centralino con telefonia VoIP beneficia della scelta della numerazione verso l’esterno e una serie di interni, che è possibile gestire in totale autonomia da una piattaforma di controllo da remoto.

Tutti gli interni possono essere attribuiti con la massima flessibilità ai collaboratori, nominati in base alle posizioni ricoperte e modificati in occasione del turnover, senza alcun bisogno di un intervento di tecnici specializzati.
L’interfaccia di utilizzo del dashboard di gestione del centralino, infatti, è dotata di alcune regole preimpostate che possono essere customizzate in pochi step.

Anche nel caso di un trasloco a seguito del cambio fisico della sede operativa, di un ampliamento dell’organico o dell’apertura di nuovi uffici, sia nelle immediate vicinanze oppure anche all’estero, incrementare la connessione della telefonia aziendale prevede unicamente la connessione in rete degli apparecchi telefonici che dovranno comunicare tra loro.

Un’azienda di Milano, che ha diverse sedi sul territorio nazionale e sta per espandere il suo raggio d’azione anche all’estero, può implementare il sistema di telefonia VoIP coprendo tutte le sedi aziendali, che per quanto riguarda la connessione telefonica saranno vicine l’una all’altra, perché per trasferire una chiamata da un interno della sede di Milano a un altro interno della sede di Monaco di Baviera sarà sufficiente selezionare le relative opzioni presenti sulla tastiera del telefono, proprio come avviene quando l’interno a cui trasferire la chiamata si trova nella stanza attigua.

Come funziona la telefonia VoIP

Il concetto di base della telefonia VoIP è quello di sfruttare la connettività di rete per trasmettere anche le chiamate vocali, con tutti i vantaggi collegati.
Il funzionamento del sistema VoIP è fondato sulla digitalizzazione delle informazioni vocali di carattere analogico, in seguito trasformate in dati informatici e recapitate al destinatario in forma di “pacchetti”.

Il centro di elaborazione di dati e informazioni è costituito dal provider, che ha la funzione di smistare in modo razionale e corretto un’enorme quantità di dati pervenuti dai pacchetti.

A differenza della linea analogica, in cui ogni numerazione fa capo a una determinata posizione, nella telefonia VoIP il server è in grado di comunicare, in tempo reale, con tutti i ricevitori connessi.

Un altro elemento tipico della telefonia VoIP è dato dal fatto che, in qualsiasi momento, il server è in grado di localizzare la posizione di uno o più apparecchi, in quanto ognuno di essi è individuabile mediante lo specifico indirizzo IP. Sempre per tale motivo, nel sistema VoIP è sempre possibile identificare correttamente lo stato del numero telefonico associato a un determinato indirizzo IP e quindi sarà sempre possibile monitorarne lo stato: occupato, attivo oppure inattivo.

Il sistema su cui si fonda la trasformazione del pacchetto di dati nella telefonia VoIP elimina, alla base, la necessità di assegnare a ogni linea l’esclusività di una conversazione alla volta. Per questo motivo, le aziende beneficiano in modo considerevole dall’installazione di un centralino con telefonia VoIP, perché è sempre possibile disporre di una linea per effettuare chiamate in uscita o ricevere chiamate in ingresso, anche quando gli altri interni sono occupati.
La numerazione digitale, infatti, consente di assegnare a una stessa linea telefonica una pluralità di interni, moltiplicando la possibilità di ogni interno di effettuare e ricevere chiamate, indipendentemente dagli altri.

I vantaggi legati all’utilizzo della telefonia VoIP

Sono diversi gli elementi positivi, per le aziende, legate all’impiego della telefonia VoIP.

In particolare, un primo riscontro positivo riguarda l’abbattimento dei costi fissi, prima di tutto per quel che concerne i canoni telefonici che, in media, sono ridotti di oltre il 50%.
Le tariffe proposte dalla maggior parte dei provider di telefonia VoIP sono altamente concorrenziali, sia per le chiamate nazionali sia per quelle internazionali e verso i telefoni cellulari. In un’azienda, questi aspetti rivestono la massima importanza, perché per una gestione flessibile e dinamica non è possibile porre alla propria attività limiti numerici imposti dalle tariffe dei gestori telefonici.

Tornando all’esempio del centralino aziendale che, con un unico server centrale, gestisce le linee telefoniche delle sedi in Italia e all’estero, la telefonia VoIP consente di comunicare tra interni di Paesi differenti senza costi, perché la comunicazione è trasferita attraverso la rete e quindi senza costi aggiuntivi.
La situazione sarebbe differente nel caso in cui, per ogni telefonata dall’Italia all’estero e viceversa, fosse necessario sostenere i costi di una chiamata all’estero.

La telefonia VoIP, pertanto, rende le comunicazioni aziendali più veloci e dinamiche, consentendo uno scambio di informazioni immediato e risolvendo alla radice alcune problematiche che potrebbero sorgere.

In seconda battuta, anche i costi legati alle strutture hardware e all’assistenza tecnica di IT e sistemisti sono drasticamente ridotti, perché grazie al sistema di archiviazione in Cloud non è più necessario acquistare server e tutto il materiale indispensabile per un corretto funzionamento dell’apparecchiatura e che comprende, tra gli altri, il gruppo di continuità, un numero variabile di hard disk esterni per eseguire il back up dei dati, l’armadio rack, il pitch panel e tutto ciò che possa servire a impostare una corretta connessione hardware.

Per usufruire del servizio di telefonia VoIP, in linea generale, non è previsto un canone mensile, se non quello previsto dal gestore telefonico per l’utilizzo della linea e di eventuali servizi aggiuntivi, come quello di backup.
I costi più ridotti della linea VoIP applicati dai provider sono collegati alla disponibilità di infrastrutture presenti su tutto il territorio nazionale e alla diffusione sempre più ampia della connettività mediante la rete, che consente di abbattere i costi a carico delle compagnie telefoniche, perché questi sono ripartiti su un numero di clienti più esteso.

A fronte della riduzione dei costi fissi, anche quelli per le telefonate sono drasticamente abbattuti, con un grande vantaggio a favore delle aziende che decidono di installare il sistema di telefonia VoIP.

Le minori spese per traffico telefonico, utilizzo della rete e hardware permettono alle aziende di focalizzarsi su altri obiettivi, sia per quanto riguarda la qualità sia per un’espansione della propria attività commerciale.

Un peso non indifferente, nel bilancio di un’azienda mediamente strutturata, è rappresentato dai costi legati alla manutenzione degli hardware e delle apparecchiature informatiche; le società di IT che erogano tali tipologie di servizi, per quanto possano essere competitive e offrire servizi a pacchetto o pagamenti dilazionati, sostengono a loro volta costi del personale non indifferenti, che ricadono sul cliente finale che usufruisce dell’assistenza. Il vantaggio del sistema che si basa sulla telefonia VoIP è soprattutto quello di eliminare alla radice l’infrastruttura fisica che in precedenza serviva per costituire un intero apparato di telefonia, salvataggio dati e gestione della linea telefonica, con tutti i costi che ne derivano, sia per la manutenzione che per le eventuali sostituzioni in caso di guasti oppure obsolescenza.

Un elemento degno di considerazione, nella valutazione dei vantaggi della linea VoIP, riguarda anche la sua elevata scalabilità, perché aggiungere altre utenze alla linea già esistente è possibile, senza eseguire interventi strutturali e senza il bisogno di interpellare tecnici specializzati.

Le funzionalità avanzate dei sistemi di telefonia VoIP

Le funzionalità avanzate della telefonia VoIP sono il frutto della sua interazione con i sistemi informatici. Molti provider di traffico in rete consentono infatti di associare ai servizi di telefonia VoIP una serie di elementi aggiuntivi, primo fra tutti il Cloud Computing, con i quali il cliente utilizza software e hardware da remoto e che fanno capo a uno o più server in Cloud, in cui è gestita una quantità elevatissima di dati.

La gestione dei dati aziendali in Cloud consente di utilizzare spazio di archiviazione potenzialmente senza limiti e senza la necessità di infrastrutture, perché è sufficiente collegarsi al server centrale mediante le proprie credenziali, che peraltro possono essere cambiate in qualsiasi momento da parte del personale autorizzato.

Il centralino virtuale è il classico esempio di gestione della telefonia VoIP mediante la rete; l’azienda che usufruisce di questo servizio accede a un portale dedicato, in cui sono impostate e salvate le regole della numerazione, degli interni e le funzionalità rese disponibili dal provider. Per accedere all’interfaccia online del centralino è sufficiente effettuare l’accesso da un web browser.
Dall’impostazione del numero di squilli prima che un operatore risponda alle chiamate in entrata, al messaggio in segreteria in occasione delle ferie estive oppure quando l’interno risulta occupato: queste sono solamente alcune delle funzioni del centralino virtuale e che è possibile impostare in pochi secondi e cambiare in base alle necessità.

Le aziende che installano un tale sistema di telefonia usufruiscono di una maggiore autorità e visibilità verso l’esterno, con la possibilità di smistare meglio le chiamate in entrata, personalizzare i messaggi di attesa e gestire in modo più razionale il traffico telefonico interno.

Provider di telefonia VoIP: Alet Communications

Le proposte di Alet per la connettività VoIP, legata al traffico telefonico, includono una serie di servizi che incrementano l’efficienza e la flessibilità all’interno delle aziende.

Semplicità ed efficienza: i servizi meUCC

Il servizio di punta offerto da Alet, leader da decenni nel campo delle telecomunicazioni su tutto il territorio nazionale, è rappresentato dal meUCC, acronimo di United Cloud Communication.
La modalità di gestione razionale della rete aziendale, tramite questo sistema, permette agli utenti autorizzati di accedere ai dispositivi selezionati, di condividere file e modificarli in tempo reale, senza incorrere nell’elevato rischio di perdere dati.

Predisporre videoconferenze da remoto connettendo diversi dispositivi, posizionati in luoghi differenti, a un video HD, rende le comunicazioni aziendali efficaci, tempestive e di alta qualità.

Tutto questo è possibile grazie a un’unica applicazione in Cloud e che a sua volta gestisce diverse applicazioni, tante quante sono quelle necessarie a portare avanti l’attività aziendale in modo efficace, snello e funzionale.
Il sistema meUCC è adatto a diverse realtà aziendali, da quelle più piccole che stanno attraversando una progressiva espansione, per procedere con le imprese di medie dimensioni, che desiderano crescere nelle performance e nella qualità organizzativa.

Il servizio meUCC incrementa notevolmente la qualità delle chiamate e della messaggistica, dei meeting e del monitoraggio dei dati, interni ed esterni.
Per non perdere nemmeno una chiamata e nessuna opportunità, l’opzione meUCC è l’integrazione ai servizi di rete versatile e flessibile, proposta a costi concorrenziali.

Grazie a un ambiente standardizzato ed efficace, la comunicazione interna alle aziende e l’utilizzo di differenti applicativi sono validi presupposti per un’operatività fluida, razionale e in tempo reale, con elevati livelli di sicurezza.

Per quel che riguarda l’ambito della messaggistica, per ridurre il carico quotidiano di e-mail, i servizi di gestione di chat dirette e di gruppo è quello che ci voleva per snellire l’attività quotidiana e aumentare la produttività aziendale, con un’interfaccia semplice da utilizzare, intuitiva e razionale.

La ricerca universale dei contenuti, la rapida ricerca dello storico nell’archivio aziendale e la possibilità di connettersi ai messaggi e alla segreteria telefonica anche in modalità offline fanno parte di un pacchetto di servizi completo, moderno e altamente performante.

Servizio VoIP meUCC SIP

Tra i principali servizi offerti da Alet alle aziende va menzionato il Servizio VoIP meUCC SIP Trunk: la sigla complessa non deve spaventare, perché questo servizio di telefonia, ideale per le PMI, è appositamente progettato per incrementare l’efficienza della rete telefonica e ridurre drasticamente i costi.

Applicata alla gestione del centralino virtuale, il servizio meUCC SIP consente di ridurre le spese per le infrastrutture di circa il 50%, ottimizzando al tempo stesso le prestazioni di interni e numerazioni, con un’elevata qualità delle chiamate in entrata e in uscita.

Il servizio si basa sulla piattaforma Cisco Broadcloud, offerto da un provider affidabile e con una struttura solida e potente. Cisco, infatti, è una realtà leader nel settore delle telecomunicazioni e dei servizi di rete, in grado di offrire alle aziende funzionalità legate alle chiamate in cloud efficienti e di elevata qualità.

Per ricevere ulteriori informazioni e scoprire in che modo le soluzioni proposte da Alet possono aiutare la tua azienda, visita la pagina dedicata ai servizi di Unified Communications.