Cloud Collaboration: cos’è, quali sono i vantaggi e le funzionalità

Che cos’è la Collaborazione in Cloud?

La Cloud Collaborazion è una metodologia di collaborazione di gruppo, nella quale i colleghi hanno la possibilità di lavorare contemporaneamente sui file presenti all’interno del cloud e apportare modifiche in tempo reale.

Con la collaborazione in cloud ogni utente può caricare, modificare oppure creare documenti online e condividerli con altri utenti. Questi possono essere visualizzati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, anche operando in contemporanea, permettendo così ad ogni membro del team di visionare la medesima versione del progetto.
Tutte le revisioni apportate vengono inoltre salvate e sincronizzate nel cloud in modo che tutti gli utenti abbiano sempre accesso alla stessa versione aggiornata del documento.

Si tratta dunque di una soluzione smart, poiché fa diventare la confusione un lontano ricordo e permette di risparmiare tempo e carta, in quanto non sarà praticamente più necessario stampare i documenti.
Non bisogna poi dimenticare che essa non richiede la presenza fisica sul luogo di lavoro e per tale ragione per molte imprese non rappresenta una scelta, ma una divenuta necessità.

Grazie alla cloud collaboration i manager possono monitorare l’attività degli utenti e sapere in qualsiasi momento su cosa stanno lavorando.

I vantaggi della Cloud Collaboration

La Cloud Collaboration offre numerosi vantaggi che verranno illustrati uno per uno.

Migliora il lavoro di squadra

La collaborazione con il cloud incentiva la creazione di un senso di comunità, stimola la creatività e aumenta la produttività dei singoli membri del gruppo.
L’impiego di questo metodo di lavoro ha infatti il potere di semplificare il passaggio a una forza lavoro da remoto.

Tutti i documenti si trovano in un posto solo, condiviso e pertanto sono facilmente accessibili, questo aumenta la produttività, inoltre, tutti possono visualizzare contemporaneamente la stessa pagina rendendo qualsiasi discussione più semplice e fluida.

Notevole riduzione delle spese aziendali

Grazie al lavoro da remoto, è possibile ridurre notevolmente le spese aziendali, basti pensare a riscaldamento, corrente elettrica, acqua ed eventuale mensa.

Facilita il flusso lavorativo dell’organizzazione

La collaborazione tra dipendenti all’interno del cloud aiuta a migliorare la produttività, poiché li sprona a lavorare in maniera più efficiente e rapida.
Essa si rivela perfetta anche per pianificare il lavoro flessibile, in quanto tutte le attività possono essere condivise tra tutti i membri dell’équipe con fusi e fasce orarie differenti.
L’impiego di un cloud storage significa infatti che ognuno di loro ha facile accesso ai file di cui ha bisogno e ha dunque l’opportunità di condividerli ovunque si trovi e in qualunque istante, abbassando così le tempistiche d’attesa di decisioni e informazioni.
Non bisogna infine dimenticare che non si presenta più il bisogno di inviare tramite mail le versioni aggiornate ai collaboratori interessati.

Migliore partecipazione e comunicazione

Al fine di portare a termine un progetto con successo, la comunicazione efficace rappresenta un elemento chiave, specialmente in una forza lavoro dislocata in diverse località oppure addirittura Paesi del mondo.
Collaborare con il supporto di un cloud permette un grado di partecipazione più alto da parte dei dipendenti, in quanto hanno accessibilità ai documenti a ogni ora del giorno e della notte e nessuno di loro viene escluso dall’opportunità di fornire contributi.
Da questo consegue una maggiore propensione al coinvolgimento nella mission.
Ma non è tutto: gli strumenti di collaborazione focalizzati sul cloud consentono ai membri del gruppo di interagire fra loro mentre lavorano attraverso chat di gruppo, annotazioni e servizi di messaggistica istantanea.

Accessibilità ai documenti semplificata

Uno dei maggiori vantaggi delle piattaforme cloud è senza ombra di dubbio la facile accessibilità, a prescindere che un professionista si trovi in viaggio, in ufficio oppure a casa propria.
Le soluzioni cloud danno inoltre l’opportunità di condividere e archiviare facilmente i documenti di grandi dimensioni senza causare alcuna interruzione oppure ritardo del flusso operativo.

Possibilità di perdita dati eliminata

Dato che i cloud effettuano il backup dei file in modo automatico e consentono il celere recupero in caso di emergenza, la possibilità di perdere i dati non esiste più.
Tale dettaglio elimina dunque ansie e paure di commettere errori.

Aggiornamenti in tempo reale

Ogni volta che un documento subisce un aggiornamento oppure una variazione, questi appaiono in tempo reale e sono accessibili all’intero gruppo di lavoro, eliminando così l’ultima versione da comunicare tempestivamente a tutti i colleghi.
Le piattaforme di collaborazione su cloud possiedono inoltre un sistema di base volto a comunicare a ogni partecipante tutti i rispettivi cambiamenti per accelerare sia lo sviluppo, sia il termine del progetto.
Infine, grazie al celere monitoraggio, si conosce sempre l’autore e l’orario di ciascuna rettifica.

Brainstorming di alta qualità

Il brainstorming (raccolta delle idee) rappresenta un ottimo modo per sviluppare innovazione e creatività, ma se i vari membri del team sono dislocati, magari in diversi Paesi del mondo, effettuarlo può rivelarsi complicato.
Grazie allo sfruttamento dei mezzi di comunicazione del cloud, tale problematica viene risolta in men che non si dica.

Supporto per i collaboratori remoti

Le applicazioni basate sulla collaborazione su cloud assicurano ai collaboratori remoti tutti gli strumenti di cui hanno bisogno, senza i quali sarebbero costretti a non lavorare o a dover comunicare attraverso flussi di email complicati che ostacolerebbero la produttività aziendale.

Opportunità di abbracciare la tendenza Bring Your Own Device BYOD

La tendenza Bring Your Own Device, ossia permettere ai dipendenti l’utilizzo dei propri dispositivi elettronici ha il potere di portare grandi risultati nella forza lavoro non solo dal punto di vista economico, ma anche da quello pratico e temporale, poiché hanno già dimestichezza nell’utilizzo e non occorre dunque investire su ore di formazione dedicata.

La cloud collaboration contribuisce al diffondersi della tendenza BYOD.

Impostazione dei livelli di autorizzazione personalizzati

Se non si intende condividere le informazioni aziendali con tutti i dipendenti e allo stesso modo, nessun problema, poiché basta impostare la possibilità di apportare modifiche solo a una cerchia ristretta, mentre gli altri la visualizzeranno solamente.
Tale opzione si chiama autorizzazione personalizzata e può essere variata in qualsiasi momento.

Cloud Collaboration: svantaggi

Dopo aver esposto tutti i benefici della Cloud Collaboration, è altrettanto doveroso parlare degli svantaggi, in quanto anch’essa ne presenta alcuni.

Possibili attacchi informatici

Il principale aspetto negativo della collaborazione cloud è rappresentato dalla possibilità di attacchi informatici commessi da criminali e hacker, i quali, approfittando di qualche falla del sistema, riescono a installare malware, virus e ad arrecare danni.
Per arginare al massimo tale problematica, oltre all’utilizzo di efficaci firewall e antivirus, è fondamentale istruire adeguatamente tutti i dipendenti per garantire la massima sicurezza informatica aziendale.
Inoltre, sebbene possa sembrare un concetto scontato, ma non lo è affatto, non lasciare mai incustoditi e privi di password i device utilizzati per lavoro.

Possibili ingressi non autorizzati

Oltre agli attacchi informatici, risultano una reale minaccia anche gli ingressi non autorizzati all’interno del cloud da parte di ex collaboratori.
In questo caso è necessario cambiare la password del cloud ogni volta che una persona viene licenziata oppure rassegna le sue dimissioni dall’azienda.

Inaffidabilità del provider

Uno degli svantaggi più ricorrenti è rappresentato dall’inaffidabilità e dalla continuità dei provider nel fornire delle prestazioni di alta qualità.
La questione non è da sottovalutare, visto che, quando si affidano i propri dati sensibili a terzi, ci si pone in una condizione svantaggiata e di bisogno, specie quando i servizi sono out of service (non disponibili).
Per prevenire disguidi, si raccomanda dunque l’acquisizione delle dovute misure di prevenzione, basti pensare ad accessi plurimi alle differenti risorse di rete e ai meccanismi di backup a blocchi.
Inoltre, dato che cloud e connessione a Internet camminano di pari passo, è necessario che quest’ultima assicuri un’alta velocità non solo in download, ma anche in upload per permettere un rapido caricamento dei file più consistenti.

Migrazione dei servizi in caso di cambio provider

Quando si verifica il passaggio da un gestore all’altro, alcuni servizi di cloud computing potrebbero venire a mancare, cagionando non pochi disagi alle imprese, a partire del notevole rallentamento del work flow.
Al fine di rendere quanto più remota questa possibilità, è sempre bene affidarsi a un provider accreditato ed esperto in tutte le operazioni di trasferimento.

Come garantire una Cloud Collaboration di successo

Avere a disposizione un buon cloud è senz’altro un buon punto di partenza, ma esso non basta per ottenere successo.
Ecco quindi qualche consiglio per massimizzare il potenziale della propria azienda.

1. Fornire al team un’adeguata preparazione
   Investire sulla formazione e sulla preparazione dei gruppi di lavoro si rivela una mossa vincente, poiché permetterà loro di prendere confidenza con tutti i tool presenti all’interno del cloud.
2. Creare squadre di lavoro
   La creazione di diverse squadre di collaboratori alle quali affidare dei compiti specifici nella gestione del cloud ha il potere non solo di amministrarlo in maniera corretta, ma anche di ottimizzare i tempi ed evitare confusioni.
3. Delegare i compiti
   Ai team leader spetta il ruolo di delegare i compiti ai dipendenti, così da avere la certezza di poter rispettare tutte le scadenze senza stress e senza ridursi all’ultimo momento.
   L’assegnazione delle mansioni può avvenire tramite apposite applicazioni di gestione.
4. Centralizzare la comunicazione
   La comunicazione tra i vari membri dello staff può essere centralizzata in un sistema di messaggistica univoca, così da permettere la facile tracciatura delle conversazioni e delle informazioni scambiate.
5. Ricorrere alla visualizzazione grafica dei dati
   L’utilizzo della visualizzazione dei dati tramite grafici si rivela un espediente efficace per gestire l’ingente quantità di informazioni pervenute all’azienda più celermente, visto che illustrano le tendenze e suggeriscono come utilizzarle al meglio.
6. Applicare sempre responsabilità e trasparenza
   Quando tutti hanno la possibilità di visualizzare i contributi provenienti dai propri colleghi in un documento condiviso, responsabilità e trasparenza sono due principi da non abbandonare mai, pena la mancata instaurazione di un rapporto di fiducia.
   Quest’ultima implica inoltre la chiarezza da parte dei manager nello stabilire aspettative e obiettivi, la libertà dei dipendenti di sollevare idee e domande più la massima responsabilità nella gestione discreta delle informazioni, le quali non devono essere divulgate a terze persone.

Le sfide della Cloud Collaboration

La collaborazione in cloud sta affrontando numerose sfide, a partire dalla riduzione del numero di applicazioni utilizzate dalle aziende per la gestione di tutte le operazioni interne.
Essa richiede però un’eccezionale collaborazione tra i dipendenti attraverso feedback costruttivi e input, altrimenti le sue potenzialità verrebbero vanificate.
Il medesimo discorso vale anche per l’allestimento di un ambiente professionale digitale adeguato, basti pensare a una connessione Internet veloce e all’interfaccia intuitiva dello stesso cloud.
Nessuna persona prova infatti piacere a utilizzare piattaforme arzigogolate e difficili da comprendere.

Se grazie a questa guida, hai capito le potenzialità della cloud collaboration e vuoi approfondire l’argomento parlando direttamente con gli esperti di Alet, contattaci tramite il modulo nella pagina dei nostri servizi cloud.