Work-life balance in ufficio: come trovarlo nell’era digitale

Si sente sempre più parlare di work-life balance, soprattutto ora che quella digitale è diventata la nostra quotidianità.
Succede perché le nuove tecnologie ci circondano e ci accompagnano ogni giorno, hanno trasformato il lavoro in un contesto accessibile in qualsiasi momento e luogo e ci rendono costantemente raggiungibili da notifiche, videocall e chiamate professionali, anche in orario extra-lavoro.

Ecco che le persone hanno bisogno di gestire spazi e tempi per ritrovare il modo di separare la sfera personale da quella lavorativa e ristabilire, così, un nuovo equilibrio tra vita professionale e privata.
Come riuscirci? Con uno sforzo, richiesto sia alle persone che alle organizzazioni aziendali, per comprendere e organizzare meglio compiti, relazioni professionali e tempo libero, senza incidere sulla produttività e i risultati d’impresa.

Perché è importante trovare un work-life balance

Tra i liberi professionisti e i lavoratori da remoto si è diffuso un termine inglese: burnout, che indica una situazione di esaurimento mentale ed emotivo provocato dal troppo lavoro e/o da un’eccessiva pressione personale.
Il burnout si manifesta con stanchezza fisica e mentale, ansia, scarsa motivazione, difficoltà a concentrarsi (e a restare concentrati) e preoccupazioni; tutte condizioni che alla lunga possono cronicizzarsi.

Trovare un equilibrio, quindi, tra lavoro e vita privata, è indispensabile per evitare situazioni potenzialmente pericolose per il benessere e la salute.
È possibile e auspicabile evitare di raggiungere il burnout, mantenendo uno stile di vita il più possibile sano ed equilibrato che comprenda momenti di relax, attività fisica e socializzazione, oltre che il lavoro.

Il ruolo della tecnologia nel work-life balance

La tecnologia ha avuto e ha tuttora un impatto molto forte sul modo in cui lavoriamo e viviamo nella società moderna. Se da una parte le innovazioni hanno contribuito a efficientare il nostro lavoro, ci hanno permesso di automatizzare i processi e di comunicare e collaborare con colleghi e clienti ovunque nel mondo, dall’altro ci fanno sentire obbligati a essere sempre disponibili e connessi.
Nello specifico, le innovazioni digitali a nostra disposizione, regalano ad aziende e persone numerosi vantaggi, tra cui:

• Flessibilità sull’orario e sul luogo di lavoro.
  Solo pochi anni fa sembrava impensabile poter lavorare da casa o dall’altro capo del mondo, e questo, associato alla possibilità di lavorare in qualsiasi orario, ha ridotto lo stress e migliorato la qualità della vita a chi ha potuto accedere allo smart-working. In questo modo è possibile infatti organizzare le proprie giornate in base agli impegni sia professionali che personali e migliorare il proprio work-life balance.
• Maggior comunicazione e collaborazione.
  Strumenti digitali di comunicazione istantanea, come email e tool per videoconferenze, permettono alle persone di restare in contatto con estrema facilità, di lavorare insieme ai progetti e collaborare anche quando non fisicamente vicini. Così il personale può contribuire alla vita aziendale anche a distanza e fare la sua parte nel processo di crescita dell’impresa.

L’altro lato della medaglia ci mostra le controindicazioni dell’estrema facilità di fruizione del digitale, mettendoci di fronte a sfide come:

• La connettività costante.
  Questo aspetto genera stress nelle persone, che sono costantemente connesse al lavoro con una conseguente diminuzione del tempo libero. Ci si sente in obbligo di controllare con regolarità email, messaggi e comunicazioni di lavoro anche al di fuori dell’orario d’ufficio, a discapito della qualità del tempo dedicato ai propri hobby, alla famiglia e al tempo libero in generale.
• Nuovi generi di dipendenza.
  I nostri tempi hanno messo in evidenza un pericolo notevole per la nostra salute, sia fisica che mentale: la dipendenza dalla tecnologia.
  Che si tratti di social media o di costante bisogno di controllare lo schermo dello smartphone, le conseguenze della dipendenza dalla tecnologia sono riduzione dell’attività fisica, sociale e creativa. Tutto questo influisce negativamente sul benessere individuale e, su larga scala, ha ripercussioni anche sociali.

Come migliorare il work-life balance

Nonostante le sfide della società di oggi, è ancora possibile raggiungere un work-life balance di tutto rispetto. Per farlo, tuttavia, è necessario che si impegnino in proposito sia gli individui interessati, sia le aziende e i datori di lavoro.
Alcuni consigli adottabili da tutti, sono:

• Riconoscere e stabilire confini chiari tra lavoro e vita privata.
  Impostare orari regolari – e impegnarsi a rispettarli il più possibile –, evitare di controllare email e messaggi di lavoro durante il tempo destinato alla famiglia, agli amici, alla cura di sé e allo svago.
• Ridurre le distrazioni digitali per migliorare la produttività durante le ore di lavoro.
  Quando sentiamo di aver compiuto a tutti gli effetti – e al meglio – il nostro dovere, siamo più propensi a ritagliarci del tempo per noi stessi. Possiamo dedurre che avvicinando allo zero le distrazioni digitali (silenziare le notifiche non essenziali, creare un ambiente di lavoro che aiuta a restare concentrati), diventeremo più produttivi, più soddisfatti del nostro lavoro e, infine, potremo vivere pienamente il tempo libero migliorando il nostro work-life balance.
• Le aziende possono incoraggiare la disconnessione, attraverso la promozione di politiche come il diritto alla disconnessione, il rispetto del tempo libero dei colleghi e anche attività premianti di gamification.
• Promuovere salute e benessere psicofisico offrendo programmi di welfare aziendale e risorse, come convenzioni con istituti medici, palestre, centri benessere e associazioni ricreative di vario genere.
• Favorire la flessibilità lavorativa adottando la filosofia Agile, quindi prediligendo un’organizzazione del lavoro basata sulla responsabilizzazione e il conseguimento degli obiettivi, anziché su rigide imposizioni e gli orari fissi. In questo modo i dipendenti possono organizzare le loro vite combinando esigenze professionali e personali.

  È inoltre auspicabile che le aziende del futuro prevedano momenti di condivisione/formazione, che offrano ai collaboratori strumenti e conoscenze per gestire al meglio tempo e priorità. To-do-list, tool di project management e monitoraggio, applicazioni per la pianificazione, nozioni di comunicazione efficace e negoziazione e altro ancora, possono essere di aiuto a tutti per ottimizzare il tempo a disposizione per lavorare e aumentare la produttività.

L’importanza di dedicarsi alla sfera privata

Molte persone sono cresciute con l’idea che lavorare fosse l’unica cosa onorevole e rispettabile da fare nella propria vita.
La verità è che abbiamo naturalmente bisogno di momenti di riposo e svago, anche per apportare effettivi benefici alle aziende per cui lavoriamo.
Prendersi cura della propria vita privata è tutt’altro che superfluo e ha conseguenze positive per noi stessi e per le aziende in cui lavoriamo:

• Dedicarsi ad attività che riteniamo piacevoli riduce lo stress, ci rilassa e migliora la salute fisica e mentale.
• Prendersi pause regolari aumenta la concentrazione e l’energia, di conseguenza ci rende più performanti.
• Avere del tempo per fare quello che ci piace o anche per non fare niente, migliora l’equilibrio emotivo, riduce del senso di frustrazione e insoddisfazione.

Oltre a ciò, dedicarsi alla propria sfera privata aumenta la creatività e lo spirito di innovazione, che permetteranno di apportare nuove idee e soluzioni al lavoro.
E, chiaramente, il risultato finale sarà un maggior benessere e salute, ancora di più se nel tempo libero decidiamo di dedicarci anche ad attività sportive.
In generale, deve essere considerato che dedicarsi alla propria vita privata apportata benefici che si riflettono inevitabilmente in ogni campo della nostra vita, sia personale che professionale.

Le sfide per le aziende

Se personale e aziende sono concordi sul fatto che adottare l’hybrid working sia il modo migliore per raggiungere l’equilibrio tra lavoro e vita privata, le organizzazioni devono fronteggiare nuove sfide per garantire sicurezza e flessibilità.
È indispensabile, ormai, educare i dipendenti affinché adottino pratiche di lavoro sicure, sia in ufficio, sia ogni volta che si connettono da una rete diversa dal consueto. In questa situazione in particolare, il team IT deve essere in grado di consentire un accesso sicuro a tutti e da qualsiasi luogo, attraverso una rete VPN e un’esperienza sicura da ogni endpoint, anche formando gli utenti sui pericoli che possono incontrare.

L’esperienza dell’utente, quando i lavoratori si aspettano di poter lavorare da qualsiasi luogo e in ogni momento, deve essere fluida e semplice oltre che sicura. Per questo, l’autenticazione a più fattori durante l’accesso alla rete aziendale è il primo passo per evitare che persone non autorizzate accedano ai sistemi aziendali creando problemi a tutti, così come la protezione al livello DNS e dalle minacce più avanzate.
Ogni azienda, di qualsiasi settore e dimensione, è ormai tenuta a rispondere alle esigenze di sicurezza di rete e dati. In Alet proponiamo la soluzione unificabile in un’unica piattaforma integrata semplice da gestire: Sicure X di Cisco.

La sicurezza di rete aziendale resa semplice

Con SecureX, la piattaforma unificata e integrata di Cisco, è possibile impostare e monitorare la sicurezza della propria rete aziendale in un colpo d’occhio. Attraverso questo strumento, infatti, si possono:

• automatizzare azioni di routine, prevedere le situazioni più comuni e preimpostare azioni di risposta
• rilevare minacce, rispondere e risolvere problemi con un approccio data driven
• velocizzare la gestione dei cyber attacchi
• raccogliere dati affidabili e completi che semplificano le indagini di sicurezza sulla rete
• condividere e conservare lo storico degli incidenti in un unico luogo

Con Cisco SecureX è finalmente possibile proteggere rete, utenti, servizi cloud, applicazioni condivise ed endpoint attraverso un’unica piattaforma. In più, può essere integrato con molti servizi ancillari, dedicati alla protezione di un aspetto specifico della rete o ad analisi mirate e approfondite.

Il digitale a servizio del work-life balance

Ai datori di lavoro oggi è richiesto di avere una visione completa della situazione, che vada oltre al miglioramento delle performance dei dipendenti e che guardi anche al loro benessere. Sempre a loro si chiede quindi di applicare politiche aziendali in grado di rispondere adeguatamente alla necessità di rispettare gli spazi personali dei collaboratori anche incentivando la partecipazione ad attività di svago e ricreative e, qualora servisse, spingendo le risorse a staccare dal lavoro.
Con una pianificazione attenta e una gestione efficace del tempo, il digitale si dimostrerà essere sempre più uno strumento capace di ridurre lo stress e contribuire a migliorare la vita delle persone. Esistono infatti molti applicativi in grado di sostenere la pianificazione del lavoro e che possono ottimizzare l’organizzazione delle giornate, come ne esistono altrettanti per monitorare l’attività fisica, impostare timer e soprattutto pause da rispettare nell’arco della giornata, ecc.

Di fronte a questo scenario, le aziende non sono sole: possono contare su Alet – partner Cisco – e il nostro team di esperti, pronti a trovare soluzioni in grado di garantire produttività e sicurezza. Contattaci per una consulenza gratuita.