UCaaS – Scopriamo la Unified Cloud Communication

L’UCaaS – acronimo di Unified Communication as a Service – è un sistema che eroga, combinandoli, servizi di telefonia e app di instant messaging basati su cloud.

Oggi assistiamo a una rapida e massiva diffusione di tali soluzioni di comunicazione integrata in un’unica piattaforma, che vengono adottate da un numero sempre crescente di aziende di ogni dimensione e settore. Significa che UCaaS si sta rivelando uno strumento utile per il mondo degli affari, anche perché le operazioni delle imprese coinvolgono sempre più spesso il cloud e, di conseguenza, le persone hanno un’ottima familiarità con l’utilizzo di sistemi informatici di questo tipo.

Cos’è UCaaS

UCaaS comprende due elementi chiave:
– le comunicazioni unificate (UC, ovvero Unified Communication), che integrano una rosa di tecnologie adatte a comunicare istantaneamente in un’unica piattaforma;
– la fornitura del servizio (aaS – as a Service).

Gli strumenti di comunicazione unificata comprendono messaggistica testuale, videoconferenze, soluzioni per collaborazioni in team, servizio di posta elettronica e tutte le principali funzioni di comunicazione aziendale. Tali servizi vengono forniti alle aziende sotto forma di abbonamento da parte di un fornitore terzo, mentre i provider UCaaS:
– possiedono, gestiscono e mantengono l’infrastruttura contingente, data center, reti e rack inclusi
– forniscono e concedono in licenza il servizio UC a seguito di un canone di abbonamento ricorrente
– sono i responsabili della qualità e dell’affidabilità del servizio erogato nella sua interezza.

Come funziona UCaaS?

I software UCaaS si basano su soluzioni cloud ospitate e gestite da fornitori di servizi di terze parti come Alet: alle aziende non sarà richiesto di installare, configurare o mantenere alcun hardware interno e sarà tutto molto semplice da usare.
Per supportare chiamate video e vocali, viene utilizzata la tecnologia di telefonia IP e il sistema VoIP (Voice over Internet Protocol) invia input che vengono ricevuti dal destinatario grazie alla connessione a banda larga. I numeri telefonici VoIP assegnati sono gestiti attraverso il trunking SIP o l’Universal Session Initiation Protocol.
Agli occhi di chi si occupa di tutt’altra materia tutto ciò potrebbe sembrare estremamente complicato, ma va ricordato che UCaaS nasce con uno scopo chiaro: rimuovere tutte le complessità tecniche. E lo fa, perché tutto ciò che serve alle imprese che decidono di adottarlo è una connessione internet stabile e sicura.

Cosa contiene una soluzione UCaaS

Come abbiamo anticipato, UCaaS ospita sotto di sé – e all’interno di un’unica interfaccia digitale – un’intera pletora di strumenti di comunicazione che vanno dalla telefonia classica e audio conferenza alle videocall, e-mail e condivisione di file incluse.
In breve ogni soluzione UCaaS dovrebbe offrire all’azienda un insieme completo, intuitivo e olistico di strumenti aziendali, attraverso i quali muoversi con facilità aumentando così la produttività e l’organizzazione dell’impresa.

Nello specifico, parliamo di:

Telefonia

In ogni soluzione UCaaS è indispensabile un sistema telefonico di alta qualità – spesso attraverso VoIP e PBX cloud – con funzionalità associate quali inoltro, registrazione e gestione avanzata delle chiamate. Soluzioni più avanzate mobiliteranno l’IA (intelligenza artificiale) consentendo maggiori approfondimenti ed efficienza dei dati.

Videoconferenza

Le videoconferenze sono diventate un punto fermo delle comunicazioni aziendali negli ultimi anni e sono un aspetto fondamentale di ogni buona soluzione UCaaS.
Telefonate e videochiamate one-to-one o con più partecipanti, sono supportate e garantiscono lo svolgimento ottimale di riunioni d’ufficio, presentazioni, webinar, seminari e tutto ciò che servirà alle aziende in videocall o che operano in remote working.

Messaggistica istantanea ed e-mail

I messaggi istantanei sono parte integrante della comunicazione aziendale: aiutano i team a comunicare anche a distanza, sono convenienti, semplificano l’esperienza del cliente in situazioni di assistenza, sono discreti e ormai percepiti come non intrusivi.

Ciò vale anche per le e-mail, uno degli strumenti aziendali più efficaci in circolazione, che UCaaS integra con tutti gli altri sistemi di comunicazione ottimizzando i flussi di lavoro.

Strumenti di collaborazione

Le soluzioni UCaaS includono anche una gamma di strumenti di collaborazione progettati per migliorare ulteriormente la comunicazione e il lavoro di squadra.

Gli strumenti di collaborazione includono:

• Programmazione rapida
• Project Management
• Gestione clienti
• Condivisione dello schermo e condivisione di file
• Presenza online/offline
• Registrazione e coaching

I vantaggi per le aziende che scelgono soluzioni UCaaS 

Accessibilità, flessibilità e sicurezza

Il fatto che le piattaforme UCaaS si appoggiano al cloud e quindi su Internet, permette agli utenti di accedere a ogni funziona da qualsiasi parte del mondo e da qualsiasi dispositivo dotato di connessione.

Qualunque sia il dispositivo da cui gli utenti lavoreranno (che si tratti di un computer mobile, desktop o laptop), potranno accedere all’interfaccia basata sul Web a condizione che dispongano di larghezza di banda sufficiente. Ciò significa che i team potranno collaborare a distanza, lavorare da sedi dislocate e svolgere i propri compiti durante viaggi e trasferte per la massima flessibilità e un approccio ibrido al lavoro.
L’unico requisito necessario è una connessione internet sicura.

Risparmio di denaro

Trattandosi di un servizio in abbonamento, UCaaS consente alle aziende di risparmiare denaro perché evita loro di investire in implementazioni hardware e relative manutenzioni, spesso costose. Questo permetterà inoltre di prevedere e gestire più facilmente le spese aziendali che verranno anche sgravate grazie a:
– bolletta telefonica ridotta, poiché affronteranno una spesa mensile e costante per chiamate illimitate, urbane e interurbane;
– nessuna spesa da anticipare poiché, come accennato, non sarà necessario acquistare hardware di alcun genere;
– funzionalità avanzate integrate, non essendo necessario affrontare alcun costo aggiuntivo per tutte le funzionalità comprese nell’interfaccia UCaaS aziendale;
– supporto tecnico del fornitore di servizi UCaaS compreso nel canone di abbonamento.

Risparmio di tempo

Sarà il provider di servizi a farsi carico di tutte le funzionalità, della loro manutenzione, della conformità e della sicurezza. In questo modo le aziende clienti potranno concentrarsi e dedicare tempo e risorse a ciò che per loro conta di più.

Perché le soluzioni UCaaS fanno risparmiare tempo alle aziende:

• eliminano la necessità di continui aggiornamenti, che richiedono tempo
• non richiedono manutenzione da parte dei clienti
• riducono al minimo i tempi di fermo tecnico o malfunzionamento

Sistema scalabile

UCaaS rende semplice far crescere o ridurre il tuo software aziendale.
A differenza delle soluzioni UC locali, UCaaS consente di aggiungere o rimuovere utenti praticamente all’istante, senza bisogno di pianificare le cose in anticipo. Si tratta di una soluzione scalabile in qualsiasi momento che non possiede controindicazioni in questo senso.

Con questo tipo di vantaggi è comprensibile come mai UCaaS si stia diffondendo a tale velocità tra le imprese italiane e perché sia tanto apprezzato. Va aggiunto che buona parte della soddisfazione dell’utenza è dovuta al servizio del fornitore, la cui scelta determina la qualità dell’intera interfaccia.
Ecco quali sono gli aspetti a cui porre particolare attenzione durante la selezione di chi provvederà a erogare il servizio.

Come scegliere il fornitore ideale

Per ottenere il massimo della performance da parte del sistema UCaaS aziendale, è importante:

• Cercare chi fornisce chiamate e video HD, ossia di alta qualità, oltre a garanzie di uptime competitive.
  In questo modo saranno evitate le difficoltà tecniche.
• Controllare le integrazioni con tutti i software aziendali e di comunicazione aziendali già in uso, per verificarne la compatibilità. Le integrazioni migliorano l’esperienza dell’utente e aumentano il numero di strumenti e funzioni a cui è possibile accedere da un’unica posizione, per un’efficienza ottimizzata.
• Verificare la sicurezza e la conformità del fornitore scelto, assicurandosi che soddisfi i requisiti e che i dati aziendali e dei clienti siano protetti.
  Per fare questo è necessario verificare, tra le altre cose, che il fornitore utilizzi una piattaforma vocale accreditata, la crittografia delle chiamate TLS/SRTP, che rispetti le imposizioni previste dal GDPR.
• Accertare che la soluzione UCaaS prescelta consenta di mobilitare l’analisi per informazioni dettagliate ricche di dati. Le migliori piattaforme sono dotate di dashboard designate e funzionalità amministrative che ti aiutano a creare report personalizzati e apportare miglioramenti mirati e basati sui dati alla tua strategia aziendale.

Best practice del software UCaaS

UCaaS può regalare grandi soddisfazioni a chi utilizza e ottiene il massimo dal proprio software.
Dopotutto questi sono nati per aiutare i team a lavorare meglio, più velocemente e in modo più produttivo. Quindi è bene verificare che la soluzione adottata stia effettivamente avvantaggiando le persone parte dell’organizzazione attraverso il controllo dell’utilizzo da parte dei dipendenti degli strumenti del flusso di lavoro.
Spesso (soprattutto nelle organizzazioni con più dipartimenti), ogni sezione aziendale svilupperà il proprio stile e metodologia di flusso di lavoro. Il controllo dell’utilizzo di strumenti come CRM (come Salesforce) e software di produttività è un ottimo modo per massimizzare l’esperienza UCaaS.

Infine, è necessario assicurarsi che tutti gli strumenti mission-critical preesistenti siano completamente integrati con la tua soluzione UCaaS. Così facendo, i tuoi dipendenti potranno ancora accedere al loro software preferito e continuare a gestire i loro flussi di lavoro come già sanno fare, senza stravolgere completamente le loro abitudini e rallentare la produttività.

UCaaS migliora il workflow, l’accessibilità e ottimizza le risorse

Una volta implementato UCaaS in azienda sarà impossibile pensare di abbandonarlo. Una solida soluzione UCaaS ha il potere di snellire i flussi di lavoro, ridurre i costi, far risparmiare tempo, migliorare l’accessibilità e fornire livelli impareggiabili di scalabilità delle comunicazioni aziendali.

Non sorprende che sempre più aziende stiano spostando le proprie comunicazioni verso fornitori di servizi UCaaS come Alet.

Unificando sotto un unico tetto strumenti di comunicazione in precedenza separati e sparsi, UCaaS offre alle aziende un modo più coeso e flessibile per comunicare sia internamente con dipendenti e team, sia esternamente con clienti e parti interessate.
Le nostre soluzioni UCaaS scalabili di Alet faranno lo stesso anche per la tua azienda e la tua squadra.