Posta elettronica in cloud: i vantaggi per le aziende

Il Cloud Computing rappresenta una soluzione ad alto potenziale per privati e aziende, soprattutto nella misura in cui consente di gestire elevate quantità di dati digitali con flessibilità, sicurezza e con uno spazio di archiviazione pressoché illimitato.

In questo contesto, la posta elettronica in Cloud costituisce un elemento centrale, attorno al quale ruota una grossa percentuale dell’attività aziendale quotidiana, che nessuno ormai potrebbe concepire senza l’impiego delle e-mail e della messaggistica istantanea.

Per comprendere tutte le potenzialità della posta elettronica in Cloud e individuare quali soluzioni siano disponibili sul mercato, sarà utile approfondire il funzionamento di tale sistema e analizzarne i vantaggi, anche rispetto a una gestione dei dati unicamente su server locali.

La posta elettronica in Cloud: conoscerla nel dettaglio

Quando si parla di posta elettronica in Cloud, ci si riferisce a un sistema di gestione della messaggistica aziendale, sia interna che rivolta verso l’esterno, basato su dati che fanno capo a un server web, quindi dematerializzato e non più localizzato in un server fisico.

Quest’ultimo aspetto rappresenta il perno centrale attorno al quale ruota l’implementazione della posta elettronica in Cloud, perché tutti i messaggi, gli allegati, le attività di sincronizzazione e backup sono gestiti a livello centrale, da un provider esterno e con uno spazio di archiviazione pressoché illimitato.

Pensando all’attività quotidiana di un singolo collaboratore, indipendentemente dal suo ruolo in azienda, è impressionante la mole di messaggi di posta elettronica in entrata e in uscita. Moltiplicando tali dati per il numero di risorse, interne ed esterne, considerando inoltre una media di due o tre dispositivi di accesso a persona, è evidente che il sistema di gestione cosiddetto on premise della posta elettronica non risulta più adeguato a garantire elevati standard di efficienza, sicurezza ed operatività.

Il servizio di posta elettronica on premise consente di gestire e archiviare i dati delle singole caselle unicamente su dispositivo locale, con la possibilità concreta di perdita significativa dei dati, oltre all’impossibilità di accedervi da altri dispositivi, tra cui smartphone e tablet.

Considerando che una grossa parte delle attività di impresa sono svolte, ad oggi, in maniera delocalizzata, anche per la necessaria affermazione dello smart working, appare chiaro che la gestione della posta elettronica non può più essere demandata a server locali, perché è indispensabile accedere alle proprie caselle mail da qualunque parte del mondo ci si trovi.

In questo contesto generale, che riguarda le aziende di dimensioni e fatturati differenti, dagli studi professionali alle grandi multinazionali, la posta in Cloud è il servizio che consente di implementare, gestire e archiviare la messaggistica con efficienza e fluidità.
In particolare, l’hosting della posta aziendale è localizzato in uno o più server esterni, gestiti da provider specializzati in questo servizio e che, a questo scopo, focalizzano la propria attività sull’erogazione di prestazioni con standard elevati di spazio disponibile, filtri di sicurezza per la prevenzione degli attacchi informatici e aggiornamenti automatici.
Questo significa che i singoli utenti che quotidianamente accedono e utilizzano la posta elettronica non devono preoccuparsi del salvataggio degli archivi e del backup, poiché il sistema in Cloud gestisce tali aspetti in automatico, senza la necessità dell’intervento umano.

Inoltre, la posta elettronica in Cloud, in base ai servizi resi disponibili dai diversi provider, contiene diverse applicazioni, che consentono di gestire l’operatività della messaggistica con maggiore efficienza, grazie ai calendari, ai reminder automatici e a funzionalità che rendono più semplice il proprio lavoro.

Anche la posta elettronica, con la gestione in Cloud, diventa multitasking, grazie alla possibilità di scaricare e sincronizzare messaggi e allegati, condividendo i dati che si desidera rendere disponibili ad altri utenti.
Secondo stime attendibili, oltre il 20% delle aziende che fanno parte dell’Unione Europea ha adottato il sistema della gestione in Cloud della posta elettronica, con un incremento del livello generale delle prestazioni e dell’operatività.

Per usufruire dei servizi di posta elettronica in Cloud, le aziende sottoscrivono contratti con i provider, i quali forniscono i moduli dedicati alla gestione della messaggistica in Cloud e, a fronte di tali servizi, ricevono un corrispettivo, un canone mensile, trimestrale oppure annuale.
Resta inteso che il cliente paga unicamente i servizi per cui ha pagato, senza sostenere costi inutili o che incidono in gran parte sulle spese strutturali iscritte nei bilanci annuali.

Come funziona la posta elettronica in Cloud

La posta elettronica in Cloud si basa sulla connessione della casella, con tutti i dati a essa collegati, al server web.
Da ciò consegue che le attività che l’utente della casella porta avanti, dal messaggio più breve e senza allegati, all’invio di documenti riservati e da condividere con altri utenti autorizzati, fa capo a uno o più server in Cloud, dematerializzati e che, quindi, non risiedono in una macchina, un server fisico.

Nella messaggistica in Cloud, mentre gli utenti svolgono la propria attività, il sistema esegue backup dei dati, li difende dagli attacchi dei pirati informatici e provvede a ricercare, implementare ed eseguire gli aggiornamenti in modalità automatica, senza il bisogno degli interventi umani.

Il meccanismo delle notifiche fa sì che gli utenti restino costantemente informati delle attività svolte in background dal server dematerializzato, con il tracciamento dell’operatività del sistema e la possibilità di individuare con esattezza eventuali errori, che potrebbero verificarsi in occasione della propria attività.

Una delle applicazioni di maggiore successo di posta elettronica in Cloud riguarda l’applicativo Microsoft 365, che rende disponibile una serie di servizi per l’utilizzo della messaggistica aziendale con diverse soluzioni, in funzione delle esigenze specifiche di determinate realtà.
L’eccellenza di questo hosting consente di utilizzare le tecnologie più recenti in ambito informatico, con servizi ad alta efficienza e con le protezioni più elevate da malware, virus e attacchi informatici in senso generale.

I servizi di hosting di Microsoft 365 sono scalabili, consentono di liberare le risorse IT, sia interne, sia esterne, risparmiare sui costi fissi e usufruire di funzionalità sempre aggiornate, che permettono di affrontare le attività quotidiane con flessibilità e condividere dati con altri utenti in sicurezza.

I vantaggi della posta elettronica in Cloud

Sono numerosi i benefici per le aziende che implementano la posta elettronica in Cloud. I vantaggi legati a tale sistema consentono infatti di:

• abbattere sensibilmente i costi per l’acquisto e la gestione del server aziendale, grazie all’impiego di un server virtuale, in cui i messaggi e i dati della posta elettronica confluiscono;
• disporre di backup sempre aggiornati ed effettuati in modo automatico e, quindi, non più demandati a dispositivi hardware esterni e personale delegato a tali funzioni;
• implementare e gestire lo spazio di archiviazione in maniera differenziata, in funzione degli utenti in azienda, con la possibilità di aumentare la capienza quando serve;
• incrementare la policy di sicurezza;

Per quanto riguarda gli aspetti legati al contenimento dei costi e alla sicurezza del backup, il salto epocale da server costituiti da hardware, e quindi macchine fisiche, a server virtuali, rappresenta un’opportunità che le aziende più lungimiranti hanno saputo sfruttare sin dall’inizio.

Passare dall’acquisto di macchine server potenti e performanti, ma costose e che necessitano di licenze apposite (a pagamento), inizializzazione e manutenzione, a server virtuali, gestiti da provider esterni e dotati di spazio di archiviazione pressoché illimitato, consente alle aziende di operare in modo fluido e sicuro, con un notevole risparmio di tempo e risorse.

Soprattutto gli amministratori e gli addetti al backup giornaliero e periodico della posta elettronica ricordano l’enorme quantità di tempo necessario a effettuare tali operazioni, con la riduzione delle ore a disposizione per completare le altre attività e con l’incertezza, sempre dietro l’angolo, di non riuscire a recuperare correttamente i dati in caso di eventi non programmabili.

In una soluzione di posta in Cloud i costi sostenuti sono unicamente quelli legati al canone periodico, mensile oppure annuale, richiesto dai provider esterni.

Il tema della sicurezza, per quel che attiene la posta elettronica, è fondamentale, sia per il singolo account, sia per un sistema di messaggistica aziendale.
Poiché gli attacchi di virus e malware sono sempre più aggiornati e pericolosi, per garantire una sana operatività aziendale e un’adeguata protezione dei dati riservati, risulta indispensabile dotarsi di efficaci filtri antispam e antivirus.

Nel sistema di posta elettronica in Cloud, ciascuna casella è protetta da filtri che la rendono pressoché impermeabile agli attacchi esterni, rappresentati da messaggi spam, malware e virus di differenti categorie e gradi di dannosità.
Troppo spesso sottovalutata, la minaccia dei pirati informatici non è una realtà così lontana, ma è potenzialmente in grado di attaccare uno o più processi all’interno della posta elettronica, con conseguenze talvolta irreparabili.
Ecco perché la posta elettronica in Cloud, grazie a filtri antispam e antivirus appositamente implementati, testati e costantemente aggiornati, risulta adeguatamente protetta dagli attacchi esterni.

I provider che forniscono il servizio di posta elettronica in Cloud incentrano una grossa parte della propria attività sul monitoraggio, il testing e l’implementazione di adeguate protezioni da malware e virus, con l’obiettivo di assicurare servizi dagli elevati standard e sempre al passo con le sopravvenute esigenze degli utenti.

Un utile approfondimento: i Business Process Compromises (BPC)

Nel contesto più generale del tema dedicato alla sicurezza, è utile approfondire alcuni fenomeni che si verificano, purtroppo con sempre maggiore frequenza, nell’ambito della pirateria informatica, specialmente quella dedicata alle realtà aziendali.

I Business Process Compromises, noti anche con l’acronimo BPC, sono un insieme di azioni effettuate da pirati informatici e che hanno l’obiettivo di manipolare una serie di processi unici, oppure le macchine che li effettuano, di individuare buchi o falle operative del sistema, per entrarvi e alterare determinati processi e trarne beneficio.

Tutto questo avviene, nella maggior parte dei casi, all’insaputa degli utilizzatori dei sistemi operativi e, in particolare, della posta elettronica; nel frattempo, tuttavia, i pirati informatici, provvedono a rubare dati sensibili e fondi.

Ecco perché implementare il sistema della posta elettronica in Cloud, nelle aziende, consente di prevenire tali problematiche, perché i provider sono in grado di rilevare gli attacchi ancora prima che questi si verifichino, anche perché la maggior parte degli utenti non è nemmeno a conoscenza di tutti i possibili attacchi a cui la messaggistica interna ed esterna è esposta.

Preservare l’integrità della posta elettronica, in una realtà di impresa, costituisce la base fondamentale su cui costruire la vera e propria attività, il core business che va assolutamente protetto da qualsiasi attacco, interno o esterno.

Le soluzioni Alet per la posta elettronica in Cloud

Uno dei punti di forza di Alet, nel corso della sua attività pluridecennale, riguarda la fornitura di un’ampia gamma di servizi dedicati alle aziende che desiderano crescere, non solo nel fatturato, ma anche nelle prestazioni e nell’efficienza operativa.

Nel contesto dei servizi legati alla posta elettronica in Cloud, Alet propone l’hosting professionale di Microsoft 365 Business, il Cloud che incrementa la produttività delle imprese grazie all’integrazione tra le migliori applicazioni informatiche ed elevati standard di sicurezza a livello mondiale.

Il servizio di posta elettronica in Cloud fornito da Microsoft 365 e implementato da Alet consente di aumentare la produttività aziendale, grazie alla maggiore flessibilità operativa e la riduzione dei costi fissi, perché è richiesto il pagamento di un canone a fronte dell’implementazione del servizio.

Il sistema di messaggistica in Cloud per le aziende implementato da Microsoft 365 ha integrato tutte le app disponibili in un unico pacchetto, di conseguenza, potrai utilizzare su qualunque dispositivo le versioni più recenti del pacchetto Office, mantenere costantemente i contatti con colleghi e collaboratori attraverso Outlook ed Exchange, organizzare riunioni online utilizzando Teams.

Risparmiare tempo, non perderlo dietro a scartoffie o processi duplicati, guadagnare risorse preziose per dedicarsi al core business della propria attività, con una maggiore soddisfazione: grazie al Cloud hosting della posta elettronica, questo è finalmente possibile.

Per avere ulteriori informazioni a riguardo e scoprire la nostra soluzione di posta in Cloud pensata per le aziende, ti invitiamo a visitare la pagina Cloud Email Microsoft 365  e compilare il form per essere contattato, senza impegno, dal nostro servizio di customer care.