Hybrid working: perché conviene

L’hybrid working è un nuovo modello di organizzazione del lavoro, che sta prendendo piede in un numero sempre maggiore di aziende, indipendentemente dal loro settore di attività e dalla dimensione. Esiste da tempo e nel tempo è cambiato: è stato in grado di modificare anche il modo in cui i professionisti pensano al lavoro.
Con l’hybrid working è possibile lavorare in modo flessibile e moderno e, con gli strumenti giusti, questo metodo è applicabile a moltissime imprese italiane perché si tratta di combinare il lavoro in un ambiente d’ufficio con il lavoro da casa in smart-working.

Le aziende che con l’hybrid working permettono ai dipendenti di scegliere gli orari, i luoghi in cui lavorare e di organizzare la propria settimana in base alle esigenze aziendali e personali, offrono ai dipendenti un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata. Chi teme il lassismo non deve preoccuparsi, perché la soddisfazione dei dipendenti sarà tale che questi si impegneranno per conservare il privilegio di potersi organizzare indipendentemente, a beneficio della produttività, dell’efficienza, della responsabilizzazione e del coinvolgimento.

Vantaggi e svantaggi dell’hybrid working

Dopo aver scoperto i benefici dell’hybrid working, i dipendenti desiderano mantenere il benessere offerto da questa soluzione lavorativa. Tra loro si è infatti diffusa la tendenza a cercare un altro impiego qualora il proprio datore di lavoro non offrisse un modello di lavoro ibrido. È anche per questa ragione che molte aziende hanno optato per qualche forma di hybrid working e, spesso, permettono ai singoli dipendenti di decidere quanto tempo trascorrere in ufficio e quando.
Tuttavia l’hybrid working porta con sé pro e contro, sia per le aziende che per i dipendenti.
Vediamo i principali.

I vantaggi dell’hybrid working per i lavoratori

È possibile lavorare dove e quando si desidera

In un modello basato sulla presenza in azienda è necessario essere operativi 8 ore, ipotizziamo dalle 9 alle 17 ogni giorno feriale.
Con l’hybrid working si dovrà adottare un approccio meno legato alle abitudini dell’economia italiana; in questo caso i dipendenti sono liberi di scegliere:
– l’orario di lavoro in cui svolgere i propri compiti
– il luogo in cui farlo
– gli strumenti da utilizzare per concludere in tempo utile il progetto di cui sono responsabili

Avere una tale flessibilità permette a ciascuno di lavorare durante le ore del giorno in cui si sente più produttivo e di scegliere se lavorare da solo – da casa, dal bar o da un paese straniero – oppure in sede o, ancora, in remoto con i colleghi.

Maggiore equilibrio tra lavoro e privato

Le giornate sono sempre più frenetiche per tutti e la flessibilità sul lavoro offerta dall’hybrid working, fa gola anche ai lavoratori che non possono beneficiare di tale soluzione.
In questo contesto diventa evidente il vantaggio di poter incastrare liberamente impegni lavorativi e personali, come per esempio una call e una visita medica, la gestione dei task lavorativi e le commissioni famigliari e anche, perché no, di essere presenti alla festa di compleanno o alla partita di calcio del figlio.

Se c’è la flessibilità di luoghi e orari, è più probabile trovare un equilibrio tra lavoro, tempo libero e vita personale, il che si riflette positivamente sul lavoratore. Ogni dipendente si sentirà più soddisfatto, meno stressato e magari anche felice, così sarà più produttivo durante tutto il tempo in cui si dedicherà al lavoro e l’azienda beneficerà del suo stato d’animo.

I vantaggi dell’hybrid working per aziende e datori di lavori

Puoi lavorare con chi vuoi, ovunque si trovi

In Italia esiste ancora il fenomeno dei cervelli in fuga e, anche se non risolveremo la faccenda con alcuna forma di smart-working, con il lavoro ibrido è possibile “avvicinare” le aziende italiane a questi talenti.
Desideri lavorare con un professionista in particolare, che stimi e di cui hai sentito parlare sempre molto bene? Se finora non hai potuto farlo perché questa persona, per esempio, viveva a Vancouver, ora puoi.

Questo significa che d’ora in poi le aziende avranno la possibilità di scegliere i propri collaboratori in un bacino molto più ampio e potranno assumere personale altamente specializzato, senza limiti di distanza né di fusi orari.

Risparmio economico su immobili e bollette

Attraverso il lavoro ibrido è possibile ridimensionare gli immobili in capo all’azienda, perché meno persone saranno presenti contemporaneamente in sede in un preciso momento.
Ciò contribuirà a ridurre le spese finora sostenute per gli immobili e renderà disponibile una notevole quantità di denaro per nuovi investimenti. Per esempio sarà possibile fornire al personale uffici satelliti e spazi co-working più piccoli ma pratici per loro.

Svantaggi del modello di lavoro ibrido

Collaborazione da remoto più complessa

Le occasioni di incontro e confronto diretto saranno largamente diminuite rispetto a oggi. Chi lavora a uno stesso progetto potrebbe recarsi in ufficio in momenti diversi, con buona pace delle “domande al volo” che tutti siamo soliti fare ai colleghi.
La questione si risolve facilmente attraverso l’adozione dei giusti strumenti e delle tecnologie più adatte all’hybrid working.

Per esempio, la condivisione di un calendario comune, app di messaggistica istantanea e adeguati tool di project management, sarà possibile organizzare l’intera squadra senza perdere tempo e anzi: sarà il team stesso a organizzarsi in autonomia.

Per funzionare richiede supervisione e manutenzione

Potrebbe essere utile limitare leggermente la flessibilità definendo un giorno specifico alla settimana in cui è richiesta la presenza in azienda.
Questo aiuta a costruire il team di lavoro, a mantenere alto il morale e aumentare la collaborazione. Una limitazione, dicevamo, che permetterebbe comunque di godere di altre libertà – come lavorare da casa – per il resto della settimana.

Se flessibilità è la prima parola che appare nella definizione di hybrid working, adattabilità dovrebbe essere quella successiva. Le esigenze delle persone e delle imprese cambiano velocemente, così come quelle del mercato.

L’hybrid working non si adatta a tutti i settori produttivi

Se un’azienda si occupa di assistenza infermieristica, non potrà adottare alcun modello di lavoro da remoto. Stessa cosa per chi si occupa della produzione di qualsiasi genere di beni.
Questo ha condizionato il rallentamento della crescita dei settori dei materiali, dei servizi di pubblica utilità e delle telecomunicazioni, poiché i dipendenti scelgono i posti di lavoro in base al grado di flessibilità che questi offrono.

Come adottare l’hybrid working

Affinché un modello di lavoro ibrido funzioni, è necessario coordinare persone, strumenti tecnologici e processi.
A questo scopo non deve mai venire meno la comunicazione con e tra i dipendenti. Le decisioni del direttivo influenzeranno tutto il tuo team – per questo è fondamentale mantenerlo informato – e le occasioni di connettersi l’un l’altro rafforzeranno la squadra.
L’hybrid working è condivisione a tutto tondo, non solo di dati e documenti.
E la condivisione, a sua volta, ha bisogno di essere supportata da una tecnologia IT adeguata a permettere a tutti di lavorare, ovunque si trovino.

E gli ambienti comuni, quelli in cui recarsi per lavorare quando necessario?
Rispetto agli uffici tradizionali, anche questi cambiano con l’hybrid working in quanto dovrebbero diventare luoghi in cui i dipendenti hanno voglia di recarsi per lavorare. Il modello di lavoro ibrido contrappone la necessità di ambienti dinamici ai rigidi e grigi uffici a cui siamo stati finora abituati. Oltretutto oggi abbiamo il supporto di design moderni e modulabili, arredi e complementi che richiamano la biofilia e soluzioni personalizzabili dagli stessi dipendenti seduta stante.
I nuovi uffici sono spazi di condivisione, funzionali e personalizzabili in funzione delle esigenze del lavoratore o del compito da svolgere in loco.

Fornire ai dipendenti ciò di cui hanno bisogno

Affinché l’hybrid working funzioni è necessario fornire ai lavoratori tutto il necessario per permettere loro di lavorare in modo efficace.
Osservarli e dialogare con loro è il metodo migliore per scoprire di cosa hanno bisogno, sia i dipendenti che i dirigenti.
È importante porre – e porsi – domande quali:
Come configurare il lavoro ibrido per il gruppo di lavoro?
Come le persone sfruttano gli spazi comuni?
In quali occasioni lavoreresti in azienda, per concentrarti di più o per collaborare con il tuo team?
Quali giorni della settimana prevedi di lavorare in ufficio?
Rendere le persone partecipi del processo, le farà sentire più motivate e parte del cambiamento, quindi più disposte ad accettarlo.

Progettare infrastrutture per la flessibilità

Esiste un investimento che primeggia, tra tutti quelli necessari, in caso si decida di adottare un simile modello di lavoro: l’investimento tecnologico.
Strumenti di comunicazione remota, apparecchiature per videoconferenze, cloud aziendale e cyber security sono i primi costi da sostenere per poter lavorare e riuscire a farlo in sicurezza.
In alcuni casi sarà possibile utilizzare gli strumenti già impiegati in azienda, in altri andranno implementati o sostituiti.

Fatto ciò, sarà doveroso definire le pratiche e i processi di team migliori per la produttività, anche chiarendo le aspettative di tutti, dipendenti compresi.

Diffondere la cultura digitale in azienda

Condividere conoscenze, strumenti, metodi di lavoro e, soprattutto, i valori aziendali con tutti i dipendenti, sarà un valore aggiunto per l’impresa che decide di supportare il lavoro ibrido e i dipendenti distribuiti potenzialmente in tutto il mondo.
È utile a questo scopo creare occasioni di incontro, sia virtuali che fisiche, basate proprio sui valori aziendali o su temi cari a tutti. Durante questi appuntamenti si creeranno in modo naturale nuove occasioni di apprendimento a beneficio di tutti.

Inoltre è necessario creare esperienze positive sul luogo di lavoro: i tuoi collaboratori potrebbero frequentarlo molto poco, ma quando capita è necessario che si respiri un’atmosfera propositiva, collaborativa e piacevole.
Per riuscirci bisogna fare attenzione a tre aspetti:
la tecnologia, senza la quale non potrebbe esistere l’hybrid working
gli spazi, creandone di dedicati a mansioni specifiche
le persone, riservando aree lounge in cui conoscersi e stringere relazioni lavorative più forti

Infine è un’ottima strategia chiedere feedback continui al personale, per scoprire se esistono aspetti migliorabili e intervenire prontamente.

3 strumenti tecnologici per l’hybrid working

Cosa serve in concreto per far sì che l’adozione dell’hybrid working in azienda sia un successo?

Hot desking: la scrivania su prenotazione

L’hot desking è una disposizione flessibile delle postazioni di lavoro che permette, tramite app mobile, di prenotare la propria scrivania. Le prenotazioni sono spesso a breve termine e permettono alle persone di scegliere la postazione che offre i servizi di cui hanno bisogno per svolgere i task prefissati.

Fornire ai dipendenti di una tecnologia di hot desking per i giorni che vorranno trascorrere in ufficio, è un ottimo modo per organizzare gli spazi e permette ai lavoratori di organizzarsi a loro volta.

Sincronizzazione del team e wayfinding

Coordinarsi con i colleghi per assicurarsi di essere presente e disponibile per loro al momento necessario, anche per stabilire quando vi incontrerete in ufficio, è indispensabile. Sarà sufficiente un calendario digitale condiviso per farlo.

In più, con il wayfinding – letteralmente una mappa interattiva dell’ufficio – sarà sempre possibile trovare il collega di cui si ha bisogno, scoprire dov’è seduto, e dove si trova tutto ciò che cerca. Permette anche di suddividere le aree di lavoro in “quartieri di team”, al cui interno trovare tutti i colleghi di progetto.

Il futuro dell’hybrid working

L’hybrid working è un modello di lavoro apprezzato nelle aziende, che si diffonde a macchia d’olio e che continuerà la propria espansione.
La sua convenienza è di certo economica per le ragioni sopra citate, ma anche strategica: a nessuna azienda conviene formare i dipendenti e lasciarseli sfuggire, magari vederli preferire un proprio concorrente che offre un modello di lavoro flessibile migliore.
Chi si trova a rivestire il ruolo di leader, deve necessariamente soddisfare le esigenze del personale per fare in modo che tutto funzioni e che i dipendenti – soprattutto quelli di talento – abbiano voglia di continuare a far parte dell’organico aziendale.

Nel panorama odierno e in quello che si prospetta, rivestirà quindi un ruolo sempre maggiore il fornitore di servizi a cui ci si affiderà per la fornitura e la manutenzione dell’intera rete e infrastruttura aziendale.
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