Unified Communication: cos’è, a cosa serve e perchè è importante per le aziende

Il termine Unified Communication, inteso in senso ampio, corrisponde alla comunicazione unificata, che coinvolge i cittadini di tutto il mondo e, in particolare, le aziende.
Comunicare in modo efficace è, nei moderni contesti d’impresa, fondamentale per incrementare le prestazioni, ridurre i costi e, in ultima analisi, aumentare il fatturato.

In questo panorama, i sistemi di Unified Communication rappresentano l’insieme delle tecnologie e piattaforme che integrano servizi di connessione e comunicazione in tempo reale.
In particolare, fanno parte di questo sistema la telefonia IP, le piattaforme di messaggistica istantanea e videoconferenza, che collegano soggetti e dati nello stesso momento, anche da diverse parti del mondo, con una sincronizzazione sempre più elevata.

Perché puntare sulla Unified Communication?

La rilevanza della comunicazione, per portare avanti e condurre in modo efficace l’attività organizzativa delle aziende, si è manifestata in tutta la sua importanza nel recente periodo storico, caratterizzato dall’impossibilità materiale di interagire personalmente.
Tuttavia, le imprese che avevano optato, già in precedenza, per un sistema unificato di comunicazione, una sorta di quartier generale virtuale da cui gestire dispositivi in rete, telefonia e risorse umane, avevano già potuto sperimentare i vantaggi di questo modus operandi.
In particolare, i software gestionali in cloud, gli stessi server dematerializzati e i centralini VoIP, (Voice over IP), permettono di connettere sedi centrali e periferiche con affidabilità e velocità, semplificando notevolmente i processi interni.

La guida all’Unified Communication: gli obiettivi

Gli obiettivi di questa guida sono quelli di illustrare, nel modo più possibile esaustivo, gli strumenti software e hardware che compongono il puzzle, in continua espansione, del sistema di Unified Communication.

Il concetto stesso di Unified Communication sarà analizzato da più punti di vista, ovvero nell’ottica degli amministratori d’azienda, dei collaboratori interni e gli altri soggetti che si interfacciano con la realtà di impresa, più o meno direttamente.

Infine, dopo aver esaminato gli elementi delle infrastrutture tipo adottate dalle imprese, indipendentemente dal settore di riferimento, saranno illustrate le soluzioni tecnologicamente più avanzate proposte dalle realtà più affidabili nel comparto delle telecomunicazioni.

L’obiettivo è quello di maturare una conoscenza esaustiva della materia, sapere dove indirizzare una parte dell’azione strategica dell’impresa e orientarsi verso collaboratori esperti, che siano in grado di implementare le soluzioni di Unified Communications più adeguate.

Le esigenze che la Unified Communication mira a soddisfare

Le principali esigenze che i sistemi di Unified Communications mirano a soddisfare, nelle aziende di moderna concezione, sono:

• connessione in tempo reale con dati e risorse, nel tempo e nello spazio;
• risparmio di tempo e semplicità di utilizzo;
• protezione della privacy e dei dati personali.
• ottimizzazione delle risorse, intese anche come manutenzione degli hardware e aggiornamento dei software.

Per ottenere collegamenti stabili, affidabili e ultraveloci, la rete rappresenta lo strumento in grado di ottenere questi obiettivi. Una rete stabile consente connessioni rapide, sia in entrata, sia in uscita, presupposto fondamentale di tutti i servizi in cloud.

I gestionali CRM (Customer Relationship Management), che fanno capo agli archivi presenti nei server dematerializzati, sono già, di per sé, un notevole passo avanti nell’Unified Communication.
I vari dipartimenti dell’azienda attingono da un’enorme quantità di dati, elaborati in tempo reale, per trarne le informazioni di cui hanno bisogno, per assolvere ai rispettivi compiti in funzione dell’organigramma: amministrativo-gestionale, manageriale, commerciale e di direzione.

Per fare in modo che tutte le risorse comunichino in modo efficace, organico e razionale, senza spreco di tempo per connettersi alla piattaforma, è necessario dotarsi di un centro unificato da cui tutti possano partire, per risparmiare tempo ed evitare un’inutile dispersione di risorse.

Installare diverse applicazioni aziendali per la messaggistica istantanea, la gestione della contabilità e delle relazioni commerciali che, tuttavia, non si parlano tra loro, ha poco senso in un’ottica di razionalizzazione delle risorse.
Le soluzioni di Unified Communication, quindi, mirano proprio a organizzare l’insieme di applicazioni, software e processi in un unico centro di controllo, con lo scopo di semplificare il lavoro, ottimizzare le prestazioni e ridurre gli sprechi, di tempo e di denaro.

Per quanto riguarda l’argomento privacy, questo è da molto tempo il tasto dolente non solo per i cittadini privati, ma in misura amplificata per le aziende, che si trovano ad affrontare un’espansione degli attacchi informatici, di pari passo con l’evoluzione delle moderne tecnologie che viaggiano sulla rete.
Se, infatti, poter usufruire di gestionali in cloud e server dematerializzati rappresenta un indubbio vantaggio per le aziende, che pagano solamente i servizi che utilizzano e non devono affrontare i gravosi costi legati alle infrastrutture e al loro periodico aggiornamento, è anche vero che le minacce informatiche, sotto molti aspetti, costituiscono una mina vagante per l’attività delle imprese, al di là dell’ambito di attività.

Le tecnologie di Unified Communication hanno, anche in questo settore, l’obiettivo di far confluire i processi aziendali e le applicazioni utilizzate presso un unico punto di accesso, in modo da garantire un luogo virtuale sicuro e blindato nei confronti degli attacchi esterni.

Anche in questo caso, sono solo le migliori aziende a proporre soluzioni ad hoc, tagliate su misura in base alle esigenze dei clienti, perché analizzano la specifica realtà a 360 gradi.

Gli elementi che fanno parte dell’Unified Communication

A questo punto, è necessario individuare quali sono gli strumenti che le aziende hanno a disposizione per comunicare in modo efficace.
Ad oggi, i principali mezzi di comunicazione virtuale, resi possibili dall’utilizzo della rete internet e dai dispositivi elettronici intesi in senso ampio sono:

• centralino VoIP;
• dispositivi connessi in rete;
• servizi di messaggistica istantanea;
• software di videoconferenza e connessione remota;
• software CRM in cloud.

Il centralino VoIP è, probabilmente, lo strumento più versatile, perché consente di connettere, attraverso la rete, un numero pressoché infinito di utenti all’interno della stessa azienda, proprio come se questi fossero fisicamente vicini.

Una connettività potenzialmente illimitata, quella resa possibile dal centralino VoIP, che con le applicazioni collegate può essere gestita dal personale interno con la massima semplicità e senza bisogno dell’assistenza di personale esterno, pagato spesso a tariffa oraria.

I dispositivi connessi in rete fanno riferimento al vasto universo di personal computer, notebook, smartphone, tablet, stampanti e fax smart, nonché di dispositivi di memoria e archiviazione esterni, utilizzati dal personale aziendale.
In questa sede, non si entrerà nel merito delle politiche applicabili all’impiego dei dispositivi propri e/o di proprietà dell’azienda per accedere alle risorse di rete aziendali, se non nella misura in cui i sistemi di Unified Communication rendono sicuro tale accesso e permettono di sfruttare le potenzialità della rete aziendale per lavorare anche da casa o in altre filiali, senza il minimo contraccolpo per l’efficienza della connettività.

Il punto centrale è, in questo caso, la piattaforma gestionale che un’adeguata piattaforma di Unified Communication permette di utilizzare, per collegare tutti i dispositivi hardware e accedere ai software necessari per svolgere le attività aziendali, in modo semplice, intuitivo e sicuro.
I software di messaggistica istantanea risultano estremamente utili per comunicazioni perlopiù informali tra dipendenti e collaboratori in azienda, e i sistemi di videoconferenza rendono possibile l’organizzazione di meeting tra filiali dislocate in varie parti del mondo, oppure anche tra un amministratore delegato che si trova in trasferta e i suoi stretti collaboratori.
Anche in questo caso, riunire in un unico centro di controllo tutte queste risorse ha un senso mirato, e cioè quello di semplificare l’attività e razionalizzare il tempo a disposizione, perché sarà sufficiente fare riferimento a un’unica piattaforma, da cui gestire le applicazioni e i programmi di accesso a servizi di messaggistica e videoconferenze online.

Le caratteristiche dei principali strumenti di Unified Communication

Le principali caratteristiche degli strumenti di Unified Communication di ultima generazione si riferiscono soprattutto alla capacità di connettere un numero elevato di utenti in sicurezza, in tempo reale e con la massima comodità.
Per quel che attiene al mondo delle videoconferenze, è sufficiente inviare ai membri del team invitati alla riunione un semplice link (collegamento) di invito via e-mail o attraverso la messaggistica istantanea.
Alcune piattaforme consentono di invitare anche centinaia di persone contemporaneamente e, di conseguenza, la rete a supporto dovrà essere adeguata alla connessione in remoto di tutti i partecipanti.
Inoltre, per avviare un meeting online non sarà necessario effettuare il download di programmi e, quindi, occupare spazio prezioso nella memoria del proprio dispositivo.

Le tecnologie di elevata qualità associate alle piattaforme audio e video permettono di beneficiare di immagini e prestazioni audio talmente chiare e nette da assottigliare enormemente la differenza tra riunione in presenza e in remoto, attraverso uno schermo.

Durante i meeting, gli organizzatori hanno la possibilità di predisporre la condivisione dello schermo con i partecipanti, per esporre slide, bilanci, dati e quant’altro possa essere utile nel corso della riunione.

Le applicazioni di messaggistica istantanea sono spesso associate a quelle della telefonia VoIP, con un evidente valore aggiunto all’attività quotidiana.

La comunicazione efficace, è in questo senso, ai massimi livelli, perché laddove il rapporto umano potrebbe sembrare messo in secondo piano dall’assenza di una vicinanza fisica, i messaggi customizzati e la diversificazione delle applicazioni permettono di massimizzare gli obiettivi di comunicazione, articolandoli in modo efficace in base al destinatario e agli obiettivi da raggiungere.

Le novità della Unified Communication

I sistemi di Unified Communication non hanno, nella sostanza, portato elementi nuovi o diversi nel panorama delle applicazioni e dei gestionali che le aziende utilizzano per comunicare, all’interno e all’esterno.

La vera innovazione apportata dalle tecnologie Unified Communication sta, però, nell’aver previsto un’unica centrale di controllo per una serie smisurata di sistemi e software, in modo sicuro, stabile e affidabile.

Il centralino VoIP, infatti, con tutte le sue evoluzioni, è operativo da più di un ventennio.

I servizi di messaggistica istantanea sono anch’essi impiegati sempre di più nella comunicazione aziendale, laddove quella tra i privati aveva aperto la strada a questo tipo di interazione.
Le videoconferenze, utilizzate fino a poco tempo fa quasi esclusivamente in ambiti internazionali, fra filiali periferiche e unità centrali, hanno visto un boom esponenziale nel periodo pandemico e post pandemico, considerando lo stato di necessità.

Il sistema di Unified Communications riunisce tutti i programmi e le applicazioni utilizzate dall’azienda in un unico servizio, semplificando notevolmente l’intero comparto delle operazioni che ruotano intorno all’acquisto, alla sottoscrizione, al rinnovo e all’aggiornamento.

I servizi Unified Communication di Alet

Anche nel settore dell’Unified Communications, Alet ha elaborato una serie di soluzioni innovative e altamente customizzabili per le aziende che operano in una pluralità di settori e che desiderano implementare sistemi efficienti di comunicazione interna ed esterna.
L’applicazione delle tecnologie di Unified Communication consente di migliorare l’interazione tra il personale interno e gli attori esterni, attraverso l’integrazione di supporti differenti, in un ambiente che utilizza applicazioni standardizzate.
In questo panorama, Alet propone diverse soluzioni ai propri clienti, che si concretizzano nelle seguenti:

• Servizi VoIP meUCC;
• meUCC Unified Cloud Communications;
• servizi di conferenza;
• comunicazione on-premise

Il sistema VoIP meUCC funziona sulla piattaforma Cisco Broadcloud, è il servizio di telefonia dedicato alle PMI, studiato per ottimizzare le prestazioni della rete telefonica e ridurre i costi.
Voip meUCC offre un servizio centralizzato di gestione delle chiamate in entrata con funzionalità specifiche, gestibili da Web tramite un portale dedicato e un’app mobile di facile utilizzo.

Con meUCC per consenti agli utenti di accedere ai servizi di comunicazione aziendali dai loro dispositivi preferiti, ovunque si trovino.

Per saperne di più, per ricevere informazioni e una consulenza, compila il form nelle pagine dei nostri servizi di Unified Communication oppure nella sezione contatti, il nostro team ti contatterà e assisterà aiutandoti a scegliere la miglior soluzione per la tua azienda.