Entro la fine del 2022, il 25% della forza lavoro globale sceglierà la propria abitazione come luogo di lavoro principale e il 45% lavorerà da casa due o tre giorni alla settimana.

Sono questi i dati emersi dal Future Forum Pulse Survey, uno studio condotto nel gennaio 2022 su un campione di oltre 10 mila lavoratori nel mondo, con argomento principale il lavoro ibrido e il suo futuro. Il 68% degli intervistati ha mostrato apprezzamento per questa nuova metodologia di lavoro e il 58% ha confermato che il lavoro ibrido viene applicato nelle aziende in cui lavorano.

I punti oggetto di apprezzamento sono il miglior rapporto lavoro/vita privata, con una conseguente riduzione dello stress e la possibilità di organizzare meglio il proprio tempo.

La pandemia del Covid-19, oltre a stravolgere le abitudini delle persone di tutto il mondo, ha anche apportato un cambiamento epocale nel modo di lavorare.
Così, lo smart working, che doveva essere uno strumento per fronteggiare l’emergenza, ha portato alla luce i vantaggi del suo utilizzo e sono tante le aziende che si sono orientate su una formula ibrida, per massimizzare la produttività e ridurre i costi.

Il modello di lavoro ibrido si basa sul principio dell’alternanza tra smart working e lavoro in presenza: offre il meglio di entrambe le modalità e assicura autonomia e flessibilità ai dipendenti.

Le sfide del lavoro ibrido

Creare un sistema di comunicazione efficace, adattare lo smart working a tutte le posizioni, coltivare la cultura aziendale e riuscire a condividere informazioni in tempo reale sono le principali sfide del lavoro ibrido.

Gli svantaggi del lavoro ibrido

Gli svantaggi del lavoro ibrido includono:

  • rischio di burnout dei lavoratori
  • dipendenza dalla tecnologia
  • difficoltà a gestire i problemi tecnici in tempo reale
  • necessità di riconfigurazione per soddisfare le esigenze dei dipendenti
  • difficoltà di sviluppare lo spirito di squadra a distanza

Le best practices per il lavoro da remoto: come impostare il lavoro ibrido

Impostare il lavoro ibrido come modalità permanente prevede una regolamentazione che riguarda:

  • obiettivi per i dipendenti
  • orari di lavoro
  • combinazione tra smart working e lavoro in presenza
  • cultura dell’inclusione

Perché adottare il modello di lavoro ibrido?

Il modello di lavoro ibrido contribuisce all’efficienza e alla produttività dei dipendenti, grazie alla riduzione dei loro livelli di stress e ad una migliore conciliazione tra tempo libero, benessere e famiglia.

Tre modi per migliorare la vita dei team ibridi

La necessità prioritaria di un’azienda che voglia rendere definitiva la modalità ibrida di lavoro sta nel creare delle linee guida per garantire un buon adattamento a ogni team, nonché per raggiungere 3 obiettivi fondamentali:

Unità e salute della squadra

L’unità del team può essere difficile da mantenere se alcuni dipendenti lavorano da remoto: il coinvolgimento e l’inclusione sono fondamentali. L’empatia e la disponibilità dei manager può fare la differenza tra un’ottima esperienza e un’esperienza deludente. I dipendenti spesso, infatti, fanno riferimento ai propri superiori per ottenere spunti e indicazioni sul lavoro da compiere: a loro, dunque, è affidato il compito di acquisire un comportamento produttivo che faccia sentire anche chi non lavora in ufficio parte di un insieme.

Gestione del tempo e coordinamento del team

Promuovere la trasparenza su come i lavoratori utilizzano il proprio tempo ed essere flessibili nel coordinamento del lavoro sono due passaggi fondamentali, nell’ottica di un modello perfettibile di lavoro ibrido. Quindi, ad esempio, concordare i risultati e gli output del lavoro, restando però flessibili su come, dove e quando i dipendenti raggiungono tali obiettivi.

Cybersecurity per il lavoro ibrido

Il tema della sicurezza è importante: purtroppo, non tutti i dipendenti che lavorano da remoto, durante il lockdown, hanno potuto contare su dispositivi aziendali (e dunque sottoposti a procedure di sicurezza). Adottare il lavoro ibrido come modello definitivo vuol dire fornire indicazioni chiare su quali tecnologie e strumenti sono disponibili, quando utilizzarli e per cosa. Va da sé che le aziende devono garantire che tutte le apparecchiature funzionino correttamente e motivare i dipendenti a migliorare la propria destrezza digitale, come ingrediente essenziale per un lavoro ibrido e remoto efficace.

Le best practices per il lavoro da remoto: linee guida per un modello ibrido eccellente

Molte aziende non riescono a trarre vantaggio dal lavoro ibrido in seguito alla difficoltà di comunicazione. Nella combinazione di smart working e lavoro in presenza, è necessario formalizzare e strutturare gli scambi.

La comunicazione nel lavoro ibrido

Ai manager spetta organizzarsi per mantenere un rapporto con tutti i dipendenti, da un lato, e fare da raccordo tra i lavoratori in smart working e quelli in presenza, dall’altro.

Ecco un elenco delle best practices del modello di lavoro ibrido per la comunicazione:

  • stabilire criteri per le riunioni, definendo quali debbano svolgersi in presenza e quali possano essere tenuti in videoconferenza
  • interagire come se si fosse fisicamente nella stessa stanza con tutti i lavoratori
  • predisporre un calendario condiviso dove ogni lavoratore (e ogni manager) possa comunicare gli slot di disponibilità
  • condurre sondaggi per misurare la percezione del personale sull’efficacia dei metodi e degli strumenti di comunicazione messi in atto
  • incentivare la fiducia per sviluppare le prestazioni dei dipendenti

A tal proposito la scelta di soluzioni e sistemi di comunicazione efficaci contribuisce e supporta l’adozione dell’hybrid work.

Adeguamento delle risorse umane

L’organizzazione del lavoro è una questione chiave nel modello di lavoro ibrido post-Covid.

È essenziale che lo smart working possa avvantaggiare tutti i dipendenti, piuttosto che essere un favore concesso solo ad alcuni. Per fare ciò, è necessario capire quali attività possano essere svolte da remoto.

Altre best practices del modello di lavoro ibrido, sotto il profilo delle risorse umane, sono:

  • definire una politica del lavoro ibrido che specifichi posizioni, mansioni, giorni in cui è consentito il telelavoro e quelli in cui è obbligatorio il lavoro in presenza
  • orientare la valutazione delle prestazioni verso il raggiungimento degli obiettivi
  • modificare il processo di inserimento dei neo assunti in modo che possano interagire con i colleghi e sentirsi membri dell’azienda quanto prima

Prevenire problemi di salute mentale

Impegno eccessivo, mancanza di motivazione, isolamento costituiscono i principali svantaggi dello smart working. Uno degli obiettivi delle aziende che decidono di adottare il lavoro ibrido è assicurarsi che non si insinui tra i dipendenti la cultura del super lavoro.

A volte i lavoratori da remoto lavorano più ore e fanno pause più brevi rispetto ai colleghi in ufficio, perché temono che i loro colleghi in presenza pensino che siano poco produttivi. La cultura del superlavoro non è utile nell’ottica della produttività.

Valorizzare il diritto alla disconnessione

Le nuove tecnologie hanno cambiato la vita quotidiana dei lavoratori e il tempo che trascorrono connessi. L’iperconnettività dei dipendenti è uno degli ostacoli che può impedire loro di sfruttare i vantaggi del modello di lavoro ibrido.

Ecco perché è fondamentale promuovere una cultura aziendale che giudichi l’efficienza non in base al tempo di connessione, ma in relazione al lavoro svolto. L’adozione di una politica basata sul diritto alla disconnessione può essere una soluzione efficace per preservare l’equilibrio e il benessere dei lavoratori.

Promuovere la coesione e il senso di appartenenza

In un ambiente di lavoro ibrido, formare o mantenere relazioni con i colleghi può essere difficile. Questo può creare sentimenti di esclusione, abbandono e solitudine tra i telelavoratori. È quindi fondamentale far capire a tutti i dipendenti che fanno ancora parte di una squadra.

Per esempio, organizzando sessioni di team building per creare fiducia e alimentare lo spirito di gruppo.

Mettere la tecnologia al servizio del lavoro ibrido

Uno dei rischi principali nel lavorare da casa con il modello ibrido è che ci sono troppi strumenti utilizzati in modo improprio o insufficienti.

L’adozione di software sicuri e basati su cloud è la migliore soluzione. Ovviamente, gli addetti al reparto IT dovranno essere in grado (o diventarlo) di gestire tutti i dispositivi personali che si connettono da posizioni casuali. Questo aiuta a garantire la parità di trattamento di tutti i dipendenti, nonché la sicurezza dei dati aziendali.

Lavoro ibrido e Cloud adoption

Lo sviluppo in massa dello smart working ha provocato una vera propria rivoluzione anche a livello di organizzazione IT con una decisa accelerazione nel processo di trasformazione digitale.
Le aziende che già si erano mosse in questa direzione sono state avvantaggiate e hanno accusato in maniera ridotta il cambiamento, traendone vantaggio competitivo.

Il problema principale è stato legato alla disponibilità e integrità dei dati e delle applicazioni. Tutti i lavoratori, dovevano poter accedere, anche da remoto, alle risorse dell’azienda. Per questo motivo il cloud computing e le soluzioni Saas si sono rivelate le più agili e scalabili in funzione delle necessità delle aziende.

I vantaggi del cloud computing sono innumerevoli ma, soprattutto la non necessità di installare software in locale o di dover disporre di strutture fisiche ha permesso di gestire questo nuovo modo di lavorare spostando il focus esclusivamente sui problemi di autorizzazione e autenticazione. Infatti, l’aumento dei lavoratori e delle attività svolte online ha causato un forte incremento di traffico di dati, catturando l’attenzione di hacker e utenti malintenzionati.

Un’azienda di cybersecurity ha come obiettivo quello di tutelare i dati delle aziende, garantendo la sicurezza dei propri lavoratori e dei dispositivi attraverso i quali accedono a servizi e applicazioni. È necessario porre l’attenzione sull’autenticazione e sulle politiche di autorizzazione degli utenti.

Tutto questo però non è sufficiente senza un’opportuna cultura sulla sicurezza informatica dei lavoratori, da sviluppare attraverso corsi di formazione e approfondimenti periodici.

Se vuoi capire come proteggere la tua azienda e favorire lo sviluppo di una metodologia di lavoro ibrida, contattaci, i nostri tecnici esperti analizzeranno le tue necessità e ti guideranno nella scelta della soluzione più idonea.

 

Scarica l’ebook “Lavorare in smart working: modelli e tecnologie”

Compara le migliori soluzioni per lo smart working, impara come strutturare il lavoro e i team e migliorare la produttività della tua azienda nella sua prossima trasformazione digitale

    Dichiaro di aver letto l’INFORMATIVA PRIVACY ed esprimo il mio consenso al trattamento dei dati per le finalità indicate