Fino al 2019 il lavoro ibrido era una realtà confinata a un numero esiguo di aziende e interessava un numero altrettanto esiguo di lavoratori: i loro contratti, per questo, sono stati oggetto di enorme attenzione da parte tanto delle risorse umane quanto delle parti sociali. La crisi sanitaria legata alla pandemia Covid-19, però, ha sconvolto l’organizzazione delle aziende e ha praticamente imposto nuove modalità di lavoro. Lo smart working è diventato un mezzo essenziale per cercare di limitare i contagi sul posto di lavoro ma di fatto ha segnato anche un punto di rottura con il passato e l’inizio di una nuova era.

L’emergenza sembra ormai alle spalle e molte imprese hanno richiamato in sede i propri dipendenti ma la sensazione è che non si tornerà alla situazione pre-pandemia.

L’hybrid work è una via di mezzo tra lo smart working e il lavoro in presenza: sembra questa la modalità che molte imprese adotteranno come normalità. Vediamo, allora, quali sono i vantaggi e gli svantaggi del lavoro ibrido ed esaminiamo come implementare con successo questo nuovo modo di lavorare.

Cos’è il lavoro ibrido?

Il Covid-19 ha sconvolto l’organizzazione delle aziende. L’arrivo prepotente del coronavirus e l’esplosione dei contagi in tutto il mondo hanno portato i governi a imporre il lockdown e le aziende a garantire il rispetto delle distanze sociali, a ridurre i rischi di contagi e, di conseguenza, a creare nuove condizioni di lavoro. La maggior parte delle imprese ha fatto ricorso a molti strumenti di collaborazione per continuare a funzionare nel miglior modo possibile.

Tutti abbiamo dovuto imparare il significato di smart working: si era obbligati a lavorare da casa e a distanza. Quella che sembrava un’organizzazione di emergenza del lavoro ha, però, consentito di evidenziare un numero significativo di vantaggi.

Secondo uno studio di McKinsey*, le aziende hanno sperimentato miglioramenti in termini di inclusività, produttività e soddisfazione del dipendente grazie al lavoro ibrido.
Un altro studio**, stavolta condotto da Edelman Data x Intelligence, mette in luce che ben il 73% dei dipendenti dichiara di vedersi costretto a lasciare l’azienda per cui lavora se non adotterà misure di smart working.

Secondo Edelman Data x Intelligence, la generalizzazione dello smart working ridurrebbe il volume dei nostri viaggi del 69%, il che si traduce in circa 3,3 milioni di viaggi in meno al giorno e, di conseguenza, nella riduzione delle emissioni di CO2 di circa 3.300 tonnellate nelle ore di punta in un giorno feriale.

Per restare in Italia, secondo lo studio Linkedin Future of Work***, il 68% degli italiani è soddisfatto dell’esperienza di lavoro a distanza e vorrebbe conservare almeno una modalità ibrida, quindi alternare lavoro da casa e in presenza.

I professionisti italiani, insomma, apprezzano e accettano sicuramente il rientro in ufficio ma la maggior parte di loro anche la possibilità di flessibilità casa/ufficio. Due anni dopo il brusco passaggio del mondo al sistema di smart working, aziende e lavoratori sono oggi alla ricerca di una nuova formula di normalità lavorativa, che migliori la qualità della vita e il benessere sul lavoro conservando alcuni dei vantaggi di operare da casa. Il lavoro ibrido, quindi, è percepito come un’opportunità unica, per riformulare le modalità con cui lavoriamo.

Tuttavia, adottare la modalità ibrida per un’impresa non vuol dire limitarsi a mescolare il lavoro in ufficio con lo smart working, in maniera casuale. Le aziende sono oggi chiamate a offrire equilibri flessibili tra il lavoro e la vita privata ai propri dipendenti per incoraggiarli a migliorare il livello di produttività.

Il lavoro ibrido: vantaggi e benefici

Implementare con successo la modalità ibrida di lavoro vuol dire prendere in esame pro e contro. Quali sono, allora, i vantaggi del lavoro ibrido? Ne possiamo individuare almeno tre:

  • Riduzione dei costi. In un modello ibrido di lavoro, i dipendenti di un’azienda non sono presenti in sede tutti contemporaneamente. Di conseguenza, si possono ridurre le spese di affitti, ammortamenti, riscaldamento, energia elettrica e manutenzioni. Sebbene lo smart working abbia anch’esso costi da sostenere per un’impresa, questi non eguagliano mai quelli del lavoro in presenza di tutti i suoi dipendenti
  • Attrazione di talenti. Una modalità flessibile consente ai dipendenti di bilanciare il proprio carico di lavoro e migliorare il grado di soddisfazione, come si è detto. Proprio per questo, la flessibilità costituisce un vantaggio competitivo per le aziende, dal momento che il contesto generale è caratterizzato dalla pressione sul lavoro. Il lavoro ibrido è una di quelle forme di flessibilità che possono convincere i dipendenti a restare in azienda soddisfatti delle proprie condizioni di lavoro. Ma c’è di più: il lavoro ibrido consente, infatti, di attrarre profili professionali che non risiedono nella stessa area geografica dell’impresa o partnership con aziende che condividono il principio di flessibilità sul lavoro
  • Miglioramento della produttività. Prima del lockdown, lo smart working era visto con sospetto, soprattutto in merito alla reale produttività dei dipendenti. Quando, però, il lavoro da remoto è diventato l’unica alternativa le imprese hanno capito che lavorare da casa incentivava, al contrario, non penalizzava ma incentivava la produttività dei lavoratori. La modalità ibrida consente ai dipendenti organizzare meglio il tempo e concentrarsi maggiormente sui compiti da svolgere senza alcuna distrazione. È notorio che un dipendente soddisfatto, infatti, lavori in condizioni di minor stress e sia, perciò, più produttivo

Il lavoro ibrido: ostacoli e come superarli

Svolgere attività in team in smart working può essere difficoltoso e comportare perdite di tempo. Il distacco fisico dal luogo di lavoro, a lungo andare, può far calare il senso di appartenenza se non gestito in modo ottimale.
In assenza di un piano organico, perciò, la modalità ibrida può non risultare la migliore soluzione per tutti. Alcuni lavoratori potrebbero continuare a preferire il confrontarsi faccia a faccia con i colleghi. Altri potrebbero maturare una sensazione di solitudine e isolamento.

In realtà, un’organizzazione impeccabile risolve questi problemi: oggi, una serie di consulenti professionisti e aziende specializzate si occupano di organizzare la presenza dei dipendenti in ufficio, la disponibilità degli spazi e le modalità di comunicazione ma anche e soprattutto le problematiche legate alla sicurezza.

Il lavoro ibrido: le leve per implementarlo

Organizzare il lavoro in modalità ibrida vuol dire sostanzialmente organizzare la flessibilità offerta ai dipendenti.

Il lavoro ibrido prevede che i dipendenti in presenza convivano con quelli da remoto, con una rotazione costante. Quindi, la prima cosa da organizzare è il tempo massimo consentito per il lavoro da remoto (ovvero il tempo massimo che un lavoratore può rimanere lontano dalla sede aziendale), gli orari di lavoro ma anche le modalità di comunicazione, privilegiando strumenti adatti a favorire il lavoro di squadra.

Oltre al tempo, bisognerà anche, dunque, organizzare:

  • Nuove forme di gestione. Il modello verticale (in cui i dipendenti si adeguano alle decisioni dei vertici aziendali) risulta decisamente obsoleto in un contesto che fa leva sulla soddisfazione per aumentare la produttività. Il nuovo modello di gestione deve dunque allargarsi in orizzontale perché la soddisfazione dei dipendenti è la conditio sine qua non per mantenere alta la loro produttività
  • Nuove modalità di comunicazione. Non è sufficiente dotare l’azienda di software ottimali per raggiungere l’obiettivo della sostenibilità. Alle imprese è chiesto oggi non solo di far comunicare i dipendenti tra loro (stabilendo equità tra i lavoratori in presenza e quelli da remoto) ma anche di comunicare con loro, facendo perno sul fattore umano per rafforzare il sentimento di appartenenza e di fiducia verso l’azienda
  • Digitalizzazione. Il lavoro in team passa per l’utilizzo di strumenti digitali: messaggistica istantanea, strumenti per la prenotazione di uffici e spazi di lavoro, calendari condivisi, monitoraggio e gestione dei progetti, etc. Tuttavia, le esigenze di ogni azienda sono differenti: variano a seconda del settore in cui operano, delle persone con cui si interfacciano e dei bisogni interni. Per questo, una consulenza specializzata potrà individuare quali sono gli strumenti che possono davvero essere utili e le modalità che risultino ottimali al fine di un corretto funzionamento del sistema ibrido di lavoro
  • Sicurezza. Garantire un ambiente sicuro sul posto di lavoro ma anche nelle singole abitazioni dei dipendenti che operano in smart working è un mestiere. Improvvisarsi vorrebbe dire mettere a rischio l’impresa. Per raggiungere e mantenere l’obiettivo sicurezza è indispensabile l’intervento di aziende che si occupano in maniera specifica di cybersecurity, al fine di organizzare audit di sicurezza che facciano il punto della situazione e stabiliscano regole e protocolli per tutelare sia l’azienda sia i dipendenti. La cybersecurity e tutto quello che comporta (ubicazione dei server aziendali, introduzione di protocolli aziendali per l’autenticazione forte, sistemi di protezione dei file sia in azienda sia da remoto e tipo di hosting) sono già da tempo materia di consulenze specifiche e nuove professionalità: si tratta adesso di tornare, dunque, a consultare i professionisti della sicurezza per modificare le configurazioni e aggiungere dispositivi, nonché per allargare i servizi di vigilanza alle videocall effettuate in spazi pubblici, che utilizzano reti non protette e non controllabili (aeroporti, stazioni, treni, spazi di coworking, etc.)

Il lavoro ibrido: possibili effetti perversi

Negli ultimi tre anni, l’organizzazione del lavoro nell’ambito delle aziende ha compiuto forzatamente due passaggi:

  • Organizzazione pre-lockdown. Il lavoro era classicamente improntato alla soddisfazione delle esigenze dell’impresa
  • Organizzazione durante il lockdown. Durante la pandemia, le aziende e i lavoratori hanno dovuto adeguarsi a esigenze contingenti ed esterne imposte dai governi per contenere i contagi
  • Organizzazione post lockdown. La fine dell’emergenza sanitaria non ha potuto significare il ritorno in ufficio tout court. Perché la fase di transizione dello smart working in realtà ha portato alla luce vantaggi sconosciuti sia ai dipendenti sia ai vertici aziendali. L’organizzazione del lavoro post lockdown deve essere concentrata sul soddisfacimento delle esigenze dei dipendenti e non più soltanto delle imprese. Nel mondo del lavoro, insomma, la pandemia del Covid-19 per i lavoratori ha corrisposto con la conquista di un ruolo centrale, nell’organizzazione aziendale.

In questa ottica, il lavoro ibrido costituisce per le aziende una scelta di benevolenza forzata, ovvero il riconoscimento del ruolo centrale dei lavoratori. D’altro canto, l’attaccamento alla tradizione del sistema di lavoro (quindi, il lavoro in presenza) è difficile da sradicare perché fa parte di una cultura secolare.

Il principale rischio di una gestione ibrida e improvvisata del lavoro è costituito dalla creazione di realtà isolate: il pericolo è che il lavoratore in remoto, a lungo andare, si senta tagliato fuori psicologicamente (la conseguenza è l’effetto burnout, che indica uno stato di forte stress ed esaurimento in ambito lavorativo). In realtà, molti dipendenti si sentivano già isolati quando lavoravano in presenza in azienda, lo smart working non ha dunque creato questo isolamento ma lo ha solo evidenziato. Di conseguenza, attribuire il malessere del lavoratore esclusivamente al sistema di lavoro da remoto è fuorviante.

Negli ultimi decenni, si è assistito ad una crescente esigenza di ristrutturare gli spazi fisici deputati ad accogliere il lavoro dei dipendenti in azienda: sono stati, quindi, creati spazi aperti che favorissero la comunicazione, gli scambi interpersonali e, in definitiva, che migliorassero la comunicazione tra lavoratori facendo leva sul fattore umano.

In realtà, queste soluzioni hanno anche aumentato l’isolamento dei dipendenti. Il lavoro di squadra costituisce un’indubbia leva per l’innalzamento della qualità lavorativa, è vero, ma comporta anche problematiche strutturali.

In sostanza, la modalità con cui vengono composti i gruppi e organizzati gli orari di lavoro e le logiche di interdipendenza dei membri del team prescindono dal luogo, fisico o virtuale, in cui si trovano.

Lo smart working ha aumentato il senso di isolamento perché l’essere umano è un essere sociale e l’umanità non può (e non deve) accontentarsi di un formato virtuale di interazioni.
D’altro canto, giustificare un ritorno in ufficio come esigenza per riallacciare legami sociali non è realistico: il lavoro in presenza, infatti, non si è mai dimostrato davvero un catalizzatore. La condivisione dello stesso spazio fisico consente ai dipendenti di incontrarsi, certo, ma non di connettersi, a volte. Lavoratori che dividono la stessa stanza non sempre creano tra loro rapporti interpersonali di qualità.

Fatte queste doverose premesse, va detto pure che il lavoro ibrido per sua natura è asimmetrico: vuol dire che l’isolamento che insidiava il lavoro in presenza, con lo smart working va incontro a un ulteriore deterioramento perché i lavoratori in remoto si sentono oltremodo disconnessi da quelli che lavorano in sede. Le riunioni ibride (in cui metà del team è in una sala conferenze dell’ufficio e l’altra a distanza) creano di fatto uno sbilanciamento. Ecco perché si parla di asimmetria.

Tutti questi effetti, tuttavia, possono essere facilmente corretti.

Il lavoro ibrido: la sindrome Fomo

Percezione e visibilità, come si è detto, sono ancora criteri discriminanti.

Per questo, tornare in ufficio suscita una sensazione di ansia e pressione in oltre il 50% dei lavoratori: soprattutto i più giovani temono di perdere la serenità lavorativa conquistata grazie allo smart working.

L’altro 50% teme il contrario: ovvero di perdere l’opportunità di mettersi in mostra e, in definitiva, di fare carriera.

Questi due effetti configurano la cosiddetta Sindrome di Fomo (fear of missing out, paura di essere tagliati fuori), ovvero una forma di ansia caratterizzata dal desiderio di restare in contatto fisico costante con le altre persone e la paura di essere esclusi da esperienze gratificanti.

La sindrome di Fomo è alimentata, secondo uno studio della Society of Human Resources Management (SHRM)****** dall’atteggiamento dei manager che mostrano preferenza per i lavoratori che operano in presenza e finiscono addirittura per dimenticare quelli che si collegano da remoto.

Secondo la SHRM, inoltre, la maggior parte dei dipendenti che vuole tornare in ufficio è costituita da uomini. Ne consegue l’ipotesi di luoghi di lavoro dominati da lavoratori di sesso maschile che riescano ad aumentare il già largo divario tra sessi, in materia di avanzamento di carriera.

Lavoro ibrido e rinnovamento manageriale

Fin qui, abbiamo individuato i possibili effetti perversi del lavoro ibrido. Vediamo, adesso, come evitarli. Sono almeno sei le azioni da mettere in campo:

  • 1. Comunicare la strategia. Il concetto di lavoro ibrido è oggetto di comunicazione soltanto per il 32% delle aziende: quindi, ansia ed effetto burnout aumentano. Le aziende devono, dunque, rispondere a questa preoccupazione, facilitando la comprensione, condividendo la strategia e evitando il rischio di sindrome di Fomo.
  • 2. Educare i manager. Solo circa il 28% dei manager conosce la strategia della propria azienda, che risulta perciò scollata dalla sua applicazione. In Inghilterra, il 44% dei dipendenti sostiene che le proprie aziende hanno già adottato il lavoro ibrido ma solo il 18% crede che possa costituire un vantaggio. Implementare la strategia aziendale in modo conforme e uniforme è, dunque, una priorità.
  • 3. Sviluppare una cultura data driven. Raccolta e analisi dei dati promuovono modelli ibridi efficienti. Anche questa analisi è oggetto di mestieri specifici: adottare una cultura data driven vuol dire misurare quali dipendenti tornano più spesso in ufficio e l’impatto della modalità di lavoro ibrido a tutti i livelli (lavoratori in presenza e in remoto) al fine di correggere eventuali aberrazioni di sistema.
  • 4. Formalizzare regole e processi. L’hybrid work richiede regole rigide mirate a evitare le discriminazioni. I ricercatori sostengono che debba essere ‘azienda a decidere quanto e quanta flessibilità concedere, ovvero a determinare quanto tempo e quando i dipendenti possono lavorare da casa. Quanto ai processi, ad esempio, stabilire che in una riunione ibrida tutti i partecipanti, anche quelli in sede, debbano interagire da posizioni individuali elimina le disparità
  • 5. Valutare la produttività. Tale valutazione deve prescindere dal posto fisico in cui i lavoratori si trovano per garantire a ogni dipendente criteri equi. Attualmente, soltanto il il 36% dei lavoratori ritiene di essere valutato in base ai risultati che produce
  • 6. Aumentare la sicurezza psicologica. La sensazione di fiducia di gruppo è un ottimo movente per un modello di lavoro ibrido di successo. Poter esprimere la propria opinione senza timore di giudizi o contraccolpi dev’essere quindi un obiettivo reale.

In conclusione, se da una parte il modello ibrido di lavoro rappresenta il futuro, dall’altra è ancora minato dal concetto obsoleto che lega il lavoro da casa alla scarsa produttività.

Tornare al vecchio modello di lavoro in presenza è anacronistico: l’unica scelta sostenibile è trovare, dunque, un equilibrio che garantisca equità di trattamento ai lavoratori e maggiori efficacia ed efficienza alle aziende. Tale scelta passa per il ricorso a nuovi professionisti che sappiano suggerire metodi, protocolli di sicurezza, strumenti di analisi e modalità di intervento indispensabili a rendere l’hybrid work una stabile occasione di sviluppo e contenimento dei costi.

 

 

 

FONTI:
*Hybrid work: Making it fit with your diversity, equity, and inclusion strategy, McKinsey, Aprile 2022

**Work Index, Edelman Data x Intelligence, Marzo 2022

***Linkedin Future of Work 2021, LinkedIn, Ottobre 2021

****Does Working from Home Work? Evidence from a Chinese Experiment, Nicholas Bloom, James Liang, John Roberts, Zhichun Jenny Ying, Febbraio 2015

*****Is hybrid working here to stay?, Office for National Statistics, Maggio 2022

******Human Resources & Smart working: how to keep the company united, Society of Human Resources Management (SHRM), Agosto 2020

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